Bao nhiêu giờ thiết kế mỗi tháng thì dựng đội rẻ hơn thuê ngoài?

Khi cân nhắc có nên dựng đội thiết kế nội bộ, câu hỏi phổ biến nhất Sinh Vũ nghe được là: "Mỗi tháng làm bao nhiêu banner, bao nhiêu bài mạng xã hội thì nên thuê người?" Đó là câu hỏi sai đơn vị. Số ấn phẩm không nói lên được mức độ bận của một designer, vì mỗi loại việc có khối lượng giờ rất khác nhau. Đơn vị so sánh đúng là giờ thiết kế thực dùng mỗi tháng.

Tại sao phải tính bằng giờ thực dùng

Một tháng có thể gồm ba mươi bài đăng mạng xã hội và một bộ hồ sơ năng lực. Hai mươi bài có thể làm trong hai ngày nếu đã có template; bộ hồ sơ có thể ngốn ba tuần. Đếm đầu việc sẽ cho ra con số lệch hoàn toàn so với thực tế. Chỉ khi Anh/Chị biết tổng giờ thiết kế thực tế tiêu thụ mỗi tháng, mới so sánh được với chi phí duy trì một nhân sự nội bộ làm đúng số giờ đó.

Cách đo đơn giản nhất: ghi lại giờ của từng đầu việc trong hai đến ba tháng liên tiếp, tính trung bình. Nếu chưa có dữ liệu lịch sử, ước lượng theo loại việc và cấp độ phức tạp, sau đó nhân với số lần lặp trung bình mỗi tháng.

Chi phí thật của nội bộ: lương không phải tất cả

Lương là chi phí dễ thấy nhất nhưng không phải toàn bộ. Khi Anh/Chị thuê một designer nội bộ, chi phí thật bao gồm:

• Lương gross và các khoản phúc lợi bắt buộc (bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp theo quy định Việt Nam)
• Chi phí phần mềm thiết kế và tài nguyên (Adobe, Figma, font bản quyền)
• Chi phí tuyển dụng khi cần thay người (đăng tuyển, thời gian phỏng vấn, thời gian onboarding)
• Khoảng trống trống ghế (thời gian không có người làm khi nhân sự nghỉ hoặc thôi việc, nhưng chi phí cố định vẫn chạy)
• Thời gian quản lý và đào tạo của cấp trên

Các nguồn thực hành từ agency phương Tây như Orbix và Superside ghi nhận rằng chi phí thật của nội bộ thường cao hơn đáng kể so với mức lương bề mặt. Điều này đúng ở Việt Nam, dù tỷ lệ chênh lệch cụ thể phụ thuộc vào từng doanh nghiệp.

Lương là chi phí lộ rõ nhất. Chi phí thật còn gồm phúc lợi, thuế, nghỉ phép, phí tuyển, khoảng trống trống ghế và phần mềm. Nội bộ trông rẻ hơn thực tế nếu chỉ nhìn lương.

Orbix, Superside (bối cảnh phương Tây, hiệu chỉnh theo thực hành Sinh Vũ)

Cách tự tính ngưỡng hòa vốn cho doanh nghiệp của mình

Không có một con số giờ chung nào đủ tin cậy để áp dụng thẳng. Ngưỡng của Anh/Chị phải tự tính theo bốn bước:

• Bước 1. Xác định mức lương gross của một designer đủ năng lực cho công việc Anh/Chị cần, tại thị trường Hà Nội hoặc TP.HCM.
• Bước 2. Cộng thêm chi phí ẩn: ước tính phúc lợi bắt buộc, phần mềm, và một khoản dự phòng cho chi phí tuyển và trống ghế.
• Bước 3. Chia tổng chi phí tháng cho số giờ làm việc thực tế trong tháng (trừ nghỉ lễ, nghỉ phép trung bình). Đây là chi phí nội bộ quy ra từng giờ.
• Bước 4. So sánh con số đó với mức giờ của đơn vị thuê ngoài Anh/Chị đang xem xét. Khi giờ dùng thực tế của Anh/Chị đủ lớn và duy trì đều đặn nhiều tháng, chi phí mỗi giờ nội bộ sẽ thấp hơn thuê ngoài theo giờ lẻ.

Lỗi thường gặp khi so sánh

• Lấy ngưỡng giờ từ nguồn phương Tây như một con số cứng, rồi áp thẳng vào bối cảnh Việt Nam mà không hiệu chỉnh theo lương và chi phí thực tế.
• Đếm số đầu việc thay vì đo giờ thực, khiến kết quả so sánh bị lệch hoàn toàn.
• Bỏ qua chi phí ẩn và rủi ro trống ghế, làm nội bộ trông rẻ hơn thực tế.
• Tính điểm hòa vốn dựa trên khối lượng mùa cao điểm, nhưng thực tế khối lượng thấp điểm mới là con số Anh/Chị phải gánh quanh năm.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ tổ chức dịch vụ O1 theo quỹ giờ vì đây là đơn vị cho phép so sánh trực tiếp: khách biết mình tiêu bao nhiêu giờ mỗi tháng, và có thể đặt con số đó cạnh chi phí nội bộ quy ra giờ để tự kết luận. Các gói O1 chạy từ 80 đến 180 giờ mỗi tháng, có cơ chế chuyển tối đa 20% giờ dư sang kỳ sau và nới đến 130% giờ trong mùa cao điểm, để khách trả theo nhu cầu thật thay vì nuôi biên chế ngồi không lúc thấp điểm.

Sinh Vũ không đưa ra một ngưỡng hòa vốn chung cho tất cả khách. Trong pha khởi động, studio cùng Anh/Chị soi khối lượng thực tế và tự tính ngưỡng phù hợp với mức chi phí nhân sự của doanh nghiệp mình. Đây là góc nhìn từ thực hành vận hành studio, không phải tư vấn tài chính hay cam kết kết quả.