Design system tốn bao nhiêu và bao lâu hoàn vốn

Khi khách hỏi "làm design system tốn bao nhiêu", câu trả lời trung thực nhất là: không có một con số chung. Không phải Sinh Vũ né tránh, mà vì phạm vi quyết định chi phí hoàn toàn, và phạm vi của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Điều Sinh Vũ có thể làm là cho Anh Chị khung tư duy để ước lượng đúng, thay vì một con số nghe có vẻ chắc nhưng không sát thực tế.

Ba thứ quyết định chi phí

Phạm vi là yếu tố lớn nhất. Phạm vi bao gồm ba chiều:

• Số lượng component (thành phần giao diện): Càng nhiều thành phần cần làm và tài liệu hóa, chi phí càng tăng tuyến tính.
• Số nền tảng phải phủ: Chỉ web, hay cả web và ứng dụng di động, hay thêm cả tài liệu in ấn thương hiệu. Mỗi nền tảng bổ sung tốn công thiết kế và viết mã riêng.
• Mức độ quản trị: Chỉ chuẩn hóa token (đơn vị thiết kế cơ bản: màu sắc, kiểu chữ, khoảng cách) là mức gọn nhất. Hệ đầy đủ có thêm quy trình duyệt thay đổi, changelog (nhật ký cập nhật) và tài liệu sử dụng cho đội, đòi hỏi nhiều hơn đáng kể.

Ngoài ba chiều này, còn có chi phí bảo trì hàng năm, thường tính theo phần trăm phí dự án ban đầu. Đây là khoản hay bị bỏ ra ngoài ngân sách và là nguyên nhân phổ biến khiến hệ thống xuống cấp sau khi bàn giao.

Thời gian thực hiện trông đợi

Dựa trên khung dịch vụ của Sinh Vũ, một dự án design system từ giai đoạn kiểm tra hiện trạng đến bàn giao đầy đủ thường mất từ bốn đến sáu tháng. Con số này áp dụng cho phạm vi trung bình gồm đủ sáu hạng mục bàn giao cốt lõi. Phạm vi hẹp hơn rút ngắn được, phạm vi rộng hơn hoặc nhiều nền tảng hơn kéo dài thêm.

Đây là khung kế hoạch ban đầu, không phải số đo rút ra từ hàng chục dự án đã hoàn thành, nên sẽ hiệu chỉnh theo thực tế của từng khách sau khi xác định phạm vi cụ thể.

Hoàn vốn đến từ đâu

Đây là phần nhiều doanh nghiệp hiểu sai nhất. Hoàn vốn của design system không đến từ một khoản doanh thu mới. Nó đến từ chi phí không còn phải trả nữa.

Giá trị kinh tế của hệ thống nằm ở chỗ dựng một thành phần một lần thật tốt thay vì trả tiền dựng lại nó ở từng đội. Chi phí của một nút bấm nhân lên qua nhiều sản phẩm mới là con số cần so sánh.

Nathan Curtis, EightShapes

Nói cụ thể hơn: nếu mỗi đội sản phẩm đang tự dựng nút bấm, form nhập liệu, thanh điều hướng theo cách riêng, thì tổng thời gian lãng phí cộng lại mới là "chi phí ẩn" mà Anh Chị đang trả mà không thấy. Design system chuyển khoản đó thành thời gian tiết kiệm được mỗi sprint (chu kỳ phát triển sản phẩm).

Lỗi thường gặp khi tính toán

• Xem đây là chi phí một lần: Bỏ quên khoản bảo trì hàng năm khiến hệ thống lạc hậu, đội ngừng dùng và vốn đã bỏ gần như mất trắng.
• Đòi một con số hoàn vốn cố định: Con số đó phụ thuộc vào quy mô đội và tỉ lệ áp dụng thật. Hai doanh nghiệp cùng phạm vi nhưng khác tỉ lệ áp dụng sẽ có thời gian hoàn vốn hoàn toàn khác nhau.
• Quên tính chi phí ẩn đang trả: Khi không thấy khoản đang mất do thiếu hệ thống, người ta tưởng làm hệ là "tốn thêm" trong khi thực ra đang chuyển chi phí từ nơi ẩn sang nơi thấy được.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không hứa một con số hoàn vốn cụ thể với Anh Chị. Không phải vì không muốn minh bạch, mà vì con số đó phụ thuộc vào việc đội Anh Chị có thật sự dùng hệ thống hay không. Hệ ít dùng thì gần như không hoàn vốn, dù được làm kỹ đến đâu.

Vì thế, Sinh Vũ tập trung vào hai việc thực tế hơn: thứ nhất, báo giá theo phạm vi với ba mức để Anh Chị chọn đúng chỗ mình cần, không mua quá tay cũng không thiếu tầm; thứ hai, tạo điều kiện áp dụng thật qua pairing (làm song song cùng đội) và tài liệu sử dụng, vì đó mới là thứ quyết định hệ có hoàn vốn hay không. Khoản bảo trì hàng năm Sinh Vũ đề xuất là tùy chọn, không ràng buộc, nhưng thiếu nó thì hệ thống sẽ loãng dần và Anh Chị sẽ phải làm lại từ đầu sau vài năm.