Khi nào doanh nghiệp thực sự cần một hệ thiết kế số

Hệ thiết kế số (design system) là một trong những thứ dễ bị làm sớm hơn cần thiết. Nhiều doanh nghiệp bắt tay vào làm vì thấy các công ty lớn đều có, không phải vì có bài toán thật. Kết quả là mất nhiều tháng dựng hệ thống rồi không ai dùng, hoặc dùng một thời gian rồi bỏ vì không có người nuôi. Sinh Vũ viết trang này để Anh Chị nhận ra đúng thời điểm của mình, không sớm hơn, không muộn hơn.

Tín hiệu rõ nhất là sự lặp lại

Câu hỏi Sinh Vũ luôn hỏi trước khi tư vấn bất kỳ dự án hệ thiết kế số nào là: "Hiện tại có bao nhiêu đội đang tự dựng nút, ô nhập liệu, bảng, thẻ thông tin riêng của mình?" Nếu câu trả lời là một đội dựng một sản phẩm, câu chuyện khác. Nếu câu trả lời là hai ba đội đang làm những mảnh giao diện na ná nhau để giải cùng một bài toán, đó là tín hiệu rõ để bắt đầu.

Brad Frost, tác giả của Atomic Design, gọi những mảnh giao diện lệch chuẩn này là "snowflakes": mỗi cái trông khác một chút, sinh ra bởi từng đội tự xử lý theo cách của mình, không ai cố ý nhưng theo thời gian tạo ra sự hỗn loạn khó sửa. Gom những snowflake đó về một nguồn chuẩn duy nhất chính là việc hệ thiết kế số được tạo ra để làm.

Năm điều kiện cần kiểm tra trước khi quyết định

• Số sản phẩm số đang chạy thật: từ hai sản phẩm trở lên (web, ứng dụng) là ngưỡng đáng cân nhắc, đặc biệt khi hai sản phẩm đó có đội khác nhau cùng dựng giao diện.
• Mức độ lặp lại: mỗi lần ra tính năng mới, đội kỹ thuật có phải dựng lại nút, form, bảng gần như từ đầu không? Nếu có, chi phí lặp lại đó là bằng chứng cho việc cần hệ thống.
• Nhận diện thương hiệu đã chốt chưa: hệ thiết kế số chỉ số hóa được thứ đã ổn định. Nếu màu sắc, kiểu chữ, nguyên tắc giao diện còn đang thay đổi, làm hệ thống bây giờ là đúc khuôn cho thứ chưa xong.
• Sản phẩm đã có người dùng thật chưa: nếu chưa kiểm chứng được sản phẩm với thị trường, ưu tiên làm điều đó trước. Hệ thiết kế số phục vụ sản phẩm đã biết mình cần gì, không phải sản phẩm đang tìm hướng.
• Có người chịu trách nhiệm nuôi hệ thống sau khi ra mắt không: đây là điều kiện hay bị bỏ qua nhất. Hệ thiết kế số cần được cập nhật liên tục theo sản phẩm. Không có người giữ, hệ thống sẽ lỗi thời và trở thành gánh nặng.

Khi nào nên làm, khi nào chưa cần

Lỗi thường gặp khi quyết định làm hệ thiết kế số

• Làm vì thấy công ty lớn có, không phải vì có bài toán thật: Airbnb, Google hay Shopify làm design system vì họ có hàng chục đội cùng dựng hàng trăm màn hình. Áp khuôn đó vào doanh nghiệp chưa đủ quy mô là nhầm bài toán.
• Bắt đầu bằng cách dựng kho nút và icon trước: Brad Frost khuyến cáo nên bắt đầu từ luồng và tổ hợp lớn, thấy chỗ dùng lại thật rồi mới rút xuống thành thành phần dùng chung. Dựng kho component trước khi biết sản phẩm cần gì dẫn đến kho không ai dùng.
• Bỏ qua bước kiểm kê giao diện hiện có: trước khi làm bất kỳ hệ thống nào, cần liệt kê toàn bộ giao diện đang có để nhìn thấy chỗ lệch và chỗ lặp. Không làm bước này thì không biết mình đang gom cái gì, và rất dễ làm hệ thống không khớp với thực tế đang chạy.

Đừng trừu tượng hóa quá sớm. Bắt đầu từ cái cụ thể, thấy lặp lại thật rồi mới gom về nguyên tắc chung.

Brad Frost, Atomic Design

Góc nhìn của Sinh Vũ

Trong dịch vụ A3 (Hệ thiết kế số), bước đầu tiên Sinh Vũ làm không phải là vẽ nút hay chọn màu. Đó là rà soát toàn bộ giao diện số hiện có của khách hàng, chỉ ra chỗ lệch chuẩn và chỗ lặp lại. Bước đó chính là bằng chứng khách quan cho việc có nên làm hay chưa, và nên bắt đầu từ đâu. Nếu rà xong mà thấy chưa có đủ để hệ thống hóa, Sinh Vũ nói thẳng và đề nghị làm bước trước đó trước.

Hệ thiết kế số theo cách Sinh Vũ hiểu là bản máy đọc được của nhận diện thương hiệu, tức là nhận diện đã được dịch sang quy tắc và thành phần mà đội kỹ thuật có thể dùng trực tiếp. Vì vậy, nhận diện phải chắc trước thì hệ thống mới chắc được.