Thiết kế xong, có cần thêm công ty tổ chức không

Khi đã ký hợp đồng với Sinh Vũ để thiết kế POSM (vật phẩm truyền thông tại điểm bán và sự kiện) và dàn dựng không gian, câu hỏi tiếp theo rất tự nhiên: vậy có cần thuê thêm công ty tổ chức sự kiện nữa không? Câu trả lời không phải "có" hay "không" cố định mà phụ thuộc vào bản chất sự kiện của Anh Chị.

Ba vai không thay thế nhau

Ngành này chia công việc thành ba nhóm rõ ràng. Hiểu đúng ba nhóm này giúp Anh Chị phân vai đúng từ đầu, tránh kỳ vọng sai.

• Sáng tạo và thiết kế: ý đồ thương hiệu, bản vẽ, chỉ đạo nghệ thuật. Sinh Vũ làm phần này.
• Sản xuất và dàn dựng: in ấn, thi công, dựng vật thể đúng file thiết kế tại hiện trường. Sinh Vũ điều phối nhà thầu cho phần này.
• Tổ chức vận hành (event management): cầm timeline chạy chương trình, điều phối MC và talent, quản lý khách mời, xử lý âm thanh ánh sáng, an ninh, ăn uống. Đây là phần Sinh Vũ không nhận.

Một đơn vị giỏi một vai không mặc nhiên làm tốt vai kia. Kỳ vọng Sinh Vũ kiêm luôn vai thứ ba là đặt cả hai phần vào thế rủi ro.

Khi nào không cần thêm công ty tổ chức

Có những trường hợp Anh Chị hoàn toàn có thể chỉ làm việc với Sinh Vũ mà không cần thêm đơn vị tổ chức, cụ thể khi:

• Sự kiện chủ yếu là không gian trưng bày tĩnh, không có chương trình sân khấu.
• Số đầu việc vận hành ít và đội nội bộ của Anh Chị đủ sức xử lý ngày diễn ra.
• Không có talent, tiết mục, hoặc nhu cầu quản lý khách mời phức tạp.

Trong tình huống này, Sinh Vũ điều phối xưởng in và nhà thầu dàn dựng, giám sát thi công đúng ý đồ thị giác. Anh Chị chỉ cần một đầu mối nội bộ để tiếp khách và xử lý những phát sinh nhỏ.

Khi nào vẫn cần thêm công ty tổ chức

Khi sự kiện có phần chương trình sống, bài toán thay đổi hoàn toàn. Anh Chị cần một đơn vị tổ chức riêng khi có bất kỳ yếu tố nào sau đây:

• Có MC dẫn chương trình hoặc timeline sân khấu cần người cầm.
• Có tiết mục biểu diễn, talent, hoặc diễn giả cần điều phối.
• Lượng khách đông, cần tổ chức đón tiếp, an ninh, ăn uống.
• Có nhiều nhà thầu cùng hoạt động trong một ngày và cần một đầu mối điều phối chung.

Lỗi thường gặp

Sinh Vũ gặp hai lỗi lặp lại trong các dự án có sự kiện:

• Cắt công ty tổ chức để tiết kiệm: Tới ngày diễn ra, không ai cầm timeline. Chủ doanh nghiệp tự biến thành người điều phối bất đắc dĩ, vừa tiếp khách vừa gọi điện cho từng nhà thầu. Cả phần thiết kế lẫn phần vận hành đều hụt so với kế hoạch.
• Kỳ vọng đơn vị thiết kế kiêm luôn vận hành: Đây là kỳ vọng sai vai. Kết quả là không bên nào làm tốt được phần của mình vì ranh giới trách nhiệm không rõ.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ làm việc song song với đơn vị tổ chức trong nhiều dự án. Hai bên giữ phần của mình mà không dẫm lên nhau. Sinh Vũ chịu trách nhiệm để sự kiện nhìn ra một thương hiệu cụ thể, chứ không phải một sự kiện chung chung gắn logo vào. Còn việc ai cầm micro, ai điều khiển đèn, ai xếp khách vào bàn, đó là phần Sinh Vũ không đụng đến và không cam kết.

Khi từ ba nhóm việc trở lên phải phối hợp cùng lúc, cần một đầu mối điều phối rõ, không thì chủ dự án tự biến thành người quản lý dự án bất đắc dĩ.

Thực hành phân vai tổng thầu và nhà thầu chuyên biệt

Nếu Anh Chị chưa chắc sự kiện của mình thuộc nhóm nào, cách đơn giản nhất là liệt kê tất cả đầu việc cần có mặt người chịu trách nhiệm vào ngày diễn ra. Bất kỳ đầu việc nào không có tên người đảm nhận, đó là lỗ hổng cần lấp trước.