Chia ngân sách POSM sự kiện: ba khối không được trộn lẫn

Khi nhận báo giá POSM hoặc sự kiện, nhiều Anh Chị thấy một con số tổng và bắt đầu thương lượng theo cảm tính: khoản nào trông to thì xin giảm. Vấn đề là không biết mình đang cắt khối nào, cắt vào chỗ nào mới thực sự tiết kiệm và cắt chỗ nào sẽ gây hại nhiều hơn số tiền tiết kiệm được. Cẩm nang này giúp Anh Chị nhìn rõ cấu trúc ba khối, hiểu logic phân bổ, và biết chỗ nào linh hoạt được, chỗ nào không.

Ba khối chi phí cần tách bạch

Trước khi bàn tỉ trọng, cần thống nhất tên gọi. Toàn bộ ngân sách POSM và sự kiện gộp vào ba khối:

• Khối thiết kế và chỉ đạo nghệ thuật (art direction): phí thiết kế, dựng phối cảnh 3D để duyệt trước khi sản xuất, kiểm màu mẫu in thật, và các vòng chỉnh sửa trước khi chốt file in.
• Khối sản xuất in ấn và vật liệu: in khổ lớn, in offset (in kỹ thuật số nhỏ lẻ hoặc in hàng loạt theo công nghệ truyền thống), vật liệu nền như bạt, foam, mica, gỗ, kim loại, và gia công hoàn thiện.
• Khối dàn dựng và giám sát hiện trường: nhân công lắp đặt, thiết bị hỗ trợ, vận chuyển, giám sát kỹ thuật trong ngày diễn ra, và tháo dỡ nếu có.

Ba khối này không thay thế được cho nhau. Tiết kiệm ở khối in không bù được nếu khối thiết kế bị cắt đến mức file in có lỗi. Dồn tiền cho hiện trường không có nghĩa lý nếu vật liệu sản xuất kém chất lượng.

Cân theo mục tiêu dự án, không cân theo tỉ lệ cố định

Không có tỉ lệ phần trăm chuẩn áp chung cho mọi dự án tại thị trường Việt Nam. Quy mô, loại vật liệu, số điểm phủ và format sự kiện mỗi lần một khác. Thay vì hỏi "thiết kế nên chiếm bao nhiêu phần trăm", hãy bắt đầu từ câu hỏi thực tế hơn: dự án này thiên về dạng nào?

Hai khoản không nên cắt dù ngân sách eo hẹp

Có hai hạng mục nằm trong khối thiết kế mà nhiều Anh Chị hay bỏ qua để tiết kiệm, nhưng đây chính xác là nơi tiết kiệm ngược chiều.

• Kiểm màu mẫu in thật: In một tờ mẫu thực tế trên đúng chất liệu sẽ dùng trước khi chạy số lượng. Chi phí này nhỏ so với toàn bộ đơn hàng, nhưng nếu bỏ qua và màu ra hiện trường lệch xa màn hình, chi phí in lại hoặc chấp nhận bộ POSM không đúng tông thương hiệu sẽ lớn hơn nhiều.
• Phối cảnh 3D trước khi duyệt dựng: Dựng hình phối cảnh ba chiều để Anh Chị nhìn thấy tỉ lệ thật của backdrop, standee, hay booth trước khi chi tiền sản xuất vật lý. Bắt lỗi ở giai đoạn này rẻ hơn gấp bội so với phát hiện khi đã lắp đặt xong ngoài hiện trường.

Lỗi phân bổ thường gặp

• Bóp phí thiết kế để dồn cho in nhiều hơn: Kết quả là in đẹp trên nền thiết kế sai tỉ lệ hoặc lệch tông. Mỗi mét in thêm đang nhân cái sai đó lên, không phải nhân giá trị lên.
• Không tách rõ ba khối trong báo giá: Khi chi phí đội lên, Anh Chị không biết đội ở đâu và không thể đàm phán hoặc cắt giảm có chủ đích. Yêu cầu báo giá tách theo ba khối ngay từ đầu.
• Bỏ quỹ dự phòng: Phát sinh hiện trường là điều thường xuyên xảy ra trong sự kiện vật lý. Không có quỹ dự phòng thì mỗi phát sinh đều buộc phải cắt từ khối đang chạy, thường là cắt vội vào chỗ sai.

Thiết kế không phải chi phí trang trí. Đó là giai đoạn duy nhất mà lỗi còn rẻ để sửa trước khi toàn bộ ngân sách sản xuất và hiện trường được triển khai.

Quan điểm thực hành, Sinh Vũ Studio

Góc nhìn của Sinh Vũ

Trong cách Sinh Vũ làm việc, khối thiết kế và chỉ đạo nghệ thuật được giữ trọn và thực hiện song song với xưởng sản xuất và đơn vị tổ chức trong mạng lưới đối tác. Phối cảnh 3D luôn được dựng trước khi Anh Chị duyệt chi tiền dàn dựng. Kiểm màu mẫu in thật luôn có mặt trong quy trình trước khi chạy số lượng.

Quan điểm này phản ánh lập trường của Sinh Vũ với tư cách bên cung cấp dịch vụ thiết kế. Anh Chị nên cân nhắc thêm với đơn vị tổ chức sự kiện và xưởng sản xuất trước khi chốt phân bổ ngân sách cuối cùng, vì mỗi bên sẽ có góc nhìn riêng về khối mình thực hiện.