Ba bốn tuần trước ngày G: làm được, nhưng phải nhả phạm vi

Ba đến bốn tuần là khoảng thời gian đủ để ra được bộ POSM sự kiện đàng hoàng, nhưng chỉ khi Anh Chị sẵn sàng thu hẹp phạm vi ngay từ đầu. Sinh Vũ đặt mốc thẳng: dưới 30 ngày từ lúc khởi động dự án, quy trình sản xuất chuẩn đầy đủ không còn đủ chỗ để chạy. Điều đó không có nghĩa là bỏ cuộc, mà có nghĩa là phải chơi khác đi.

Thời gian 3-4 tuần đủ dùng cho gì

Sự kiện nhỏ như hội thảo, buổi ra mắt sản phẩm, hay activation (kích hoạt thương hiệu) quy mô gọn có thể chuẩn bị trong 4 đến 8 tuần nếu phạm vi hẹp và quyết định nhanh. Ba đến bốn tuần là cận dưới của khoảng đó. Trong thời gian ấy, Anh Chị có thể làm được:

• Backdrop, standee, banner in phổ thông từ file thiết kế có sẵn
• Một đến hai hạng mục nhận diện lõi: ví dụ bàn đón khách và vách chụp ảnh
• Ấn phẩm in nhanh như tờ gấp, thẻ tên, phong bì mỏng
• Hạng mục dùng vật liệu phổ thông: hiflex (bạt in), foam board, decal thường

Những thứ không kịp trong 3-4 tuần: vật liệu đặc thù cần đặt trước như mica dày, hộp đèn tùy chỉnh, hay standee kim loại gia công riêng. Và đương nhiên, không kịp nếu Anh Chị chưa có nhận diện thương hiệu chuẩn và định xây từ đầu cùng lúc.

Biến số nào phải nhả ra khi thời gian là ràng buộc cứng

Khi ngày G không thể dời, thứ phải nhả là phạm vi và mức độ hoàn thiện, không phải chất lượng thi công. Nghĩa là: cắt hạng mục phụ, không cắt góc màu hay độ nét trên hạng mục còn lại.

Các yếu tố quyết định có làm được không

Không phải mọi dự án 3-4 tuần đều như nhau. Sinh Vũ nhìn vào sáu điểm này trước khi nói có hay không:

• Nhận diện chuẩn đã có sẵn chưa. Có file màu chuẩn, font chữ, logo đủ định dạng thì tiết kiệm được nhiều ngày đầu.
• Số hạng mục thực sự cần. Năm hạng mục in phổ thông khác xa mười hạng mục vật liệu đặt riêng.
• Số vòng duyệt phía Anh Chị. Nếu rút còn một vòng dứt điểm thay vì ba đến bốn vòng, dư địa thời gian tăng lên đáng kể.
• Vật liệu in. Phổ thông thì in nhanh trong ngày hoặc hai ngày. Đặc thù thì cần đặt trước một đến hai tuần.
• Ngân sách có chấp nhận phí gấp không. Phí gấp thường phát sinh ở khâu in và vận chuyển.
• Mùa và lịch xưởng. Cuối năm hay dịp lễ lớn, xưởng in thường bị chèn. Xác nhận lịch xưởng trước khi chốt kế hoạch.

Lỗi thường gặp khi chạy gấp

• Giữ nguyên tham vọng ban đầu dù chỉ còn vài tuần, không chịu cắt hạng mục phụ.
• Bỏ bước kiểm màu (color proof) để kịp giờ, rồi ra hiện trường mới phát hiện lệch tông so với màn hình.
• Ép nhiều khâu chạy song song mà không lường phần phải làm lại khi một khâu thay đổi kéo theo khâu khác.
• Phía khách quyết định chậm trong khi đã hết dư địa: hai ngày chờ duyệt lúc này có thể làm hỏng cả lịch in.

Khi thời gian là ràng buộc cứng, biến số phải nhả là phạm vi và mức độ hoàn thiện, không phải chất lượng thi công. Cắt hạng mục phụ để bảo vệ vài điểm chạm lõi đúng chất lượng.

Sinh Vũ, Counterpoint dịch vụ R3

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không cổ vũ chạy gấp như một thói quen tốt, nhưng cũng không từ chối chỉ vì thời gian ngắn. Câu hỏi thực tế là: với ba đến bốn tuần này, Anh Chị muốn bảo vệ điều gì nhất? Nếu câu trả lời rõ, Sinh Vũ có thể xây lịch ngược từ ngày G, xác định đúng ba đến bốn điểm chạm lõi cần giữ, và nói thẳng phần nào phải bỏ hoặc đơn giản hóa để đổi lấy tốc độ.

Một điều Sinh Vũ sẽ hỏi thẳng trước khi nhận dự án loại này: sự kiện này quan trọng tới mức nào và có thể dời không? Nếu đây là buổi ra mắt thương hiệu hoặc sự kiện khách hàng lớn mà chưa có nhận diện chuẩn sẵn, dời thêm hai đến ba tuần thường cho kết quả tốt hơn nhiều so với cố gắng nhồi toàn bộ quy trình vào khung thời gian không đủ.