Làm gấp POSM: cái giá thật sự là bao nhiêu

Khi Anh Chị nói "cần gấp", điều đó không có nghĩa là xưởng in sẽ làm nhanh hơn mà không tính thêm. Gấp luôn có giá, và cái giá đó đến từ hai phía: chi phí tăng thêm và rủi ro tăng thêm. Hai thứ này không bù trừ cho nhau, chúng cộng dồn.

Tại sao chi phí tăng lên

Khi Anh Chị yêu cầu tiến độ ngắn hơn thường lệ, xưởng in và nhà thầu phải xáo lịch, bố trí tăng ca và đặt vật liệu khẩn. Đây là lý do tồn tại của phí gấp (rush fee): phản ánh đúng chi phí thực họ phải chịu để chen việc của Anh Chị vào hàng ưu tiên. Ngoài ra, vận chuyển nhanh cũng đắt hơn vận chuyển thường. Tổng cộng, mỗi ngày rút ra khỏi lịch đều có giá, và dự án càng lớn thì mỗi ngày rút càng đắt. Vào mùa cao điểm sự kiện cuối năm, cả giá lẫn độ khó đều nhân lên đáng kể.

Tại sao rủi ro tăng lên

Chi phí là thứ Anh Chị thấy trên hóa đơn. Rủi ro là thứ chỉ thấy khi hàng về tay và sai.

• Ít thời gian kiểm màu: vòng kiểm màu mẫu in thật bị rút ngắn hoặc bỏ qua, sai lệch màu chỉ phát hiện sau khi in đại trà.
• Ít vòng duyệt nội dung: lỗi văn bản, thông tin sai không được bắt kịp trước khi ra xưởng.
• Nhiều khâu chạy song song: thiết kế và chuẩn bị vật liệu chạy cùng lúc thay vì tuần tự, nếu thiết kế thay đổi thì vật liệu đã đặt có thể không phù hợp, phải làm lại từ đầu.

Làm song song (fast-tracking) không tốn thêm tiền, nhưng là cách đổi chi phí lấy rủi ro, không phải thoát khỏi hệ quả của việc gấp.

Lỗi thường gặp khi làm gấp

• Kỳ vọng gấp mà không đội giá và không tăng rủi ro, rồi ngạc nhiên khi nhận hóa đơn hoặc nhận hàng sai.
• Ép tất cả khâu chạy song song mà không đánh giá phụ thuộc, kết quả phải làm lại toàn bộ, tốn hơn làm đúng nhịp từ đầu.
• Cắt vòng kiểm màu mẫu in thật để rút một đến hai ngày, rồi hỏng cả lô in khổ lớn.
• Yêu cầu báo một con số phần trăm đội giá cố định trong khi mức thật phụ thuộc từng dự án cụ thể.

Ép lịch là dồn thêm nguồn lực vào việc trên đường găng để rút thời gian với chi phí tăng thêm ít nhất, nhưng vẫn là tăng chi phí. Cần cân lợi ích rút ngày với cái giá phải trả.

Crashing schedule, Cirkus

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không cam kết một con số phần trăm đội giá chung vì nó không tồn tại theo nghĩa đó. Mức tăng thật phụ thuộc phạm vi, vật liệu, xưởng in và mùa sự kiện. Điều Sinh Vũ làm là nói rõ cái giá của gấp trước khi Anh Chị quyết, để không có bất ngờ về sau.

Khi tiến độ bị ép, thứ tự ưu tiên của Sinh Vũ là: thu hẹp phạm vi về những điểm chạm lõi quan trọng nhất trước, rồi làm song song những gì có thể, rồi mới trả phí gấp cho xưởng với phần còn lại thật sự cần. Một điều Sinh Vũ không thương lượng: vòng kiểm màu mẫu in thật không bị cắt, dù có phải rút ngày ở khâu khác để bù.

Nếu Anh Chị đang cân nhắc có nên gấp hay không, câu hỏi đúng không phải "tốn thêm bao nhiêu phần trăm?" mà là "giá trị của dịp này có đáng với chi phí và rủi ro tăng thêm không?" Sinh Vũ giúp Anh Chị trả lời câu đó với con số thật của dự án cụ thể.