Mua hay thuê backdrop: nguyên tắc tần suất
Câu trả lời không phải mua rẻ hơn hay thuê tiện hơn, mà là Anh Chị dùng lại được bao nhiêu lần và thiết kế có đổi không.
Nguyên tắc gốc là tần suất dùng lại. Vật phẩm dùng một lần, thiết kế đổi mỗi đợt, hoặc không có chỗ cất thì thuê hoặc in mới gọn hơn. Hạng mục khung kết cấu dùng đều nhiều đợt, nhận diện ổn định, có kho và phương tiện vận chuyển thì mua có thể tiết kiệm hơn về dài hạn.
- sự kiện một lần hoặc thiết kế đổi mỗi đợt: thuê hoặc in mới
- khung chuẩn dùng lại nhiều đợt, nhận diện ổn định, có kho: mua
- mua backdrop in cứng cả cụm cho một sự kiện rồi đổi thông điệp là phải bỏ
- bỏ quên chi phí kho bãi và vận chuyển khi tính đồ mua
Câu hỏi mua hay thuê hay xuất hiện vì Anh Chị thấy đơn giá mua một lần trông thấp hơn. Nhưng so sánh đúng phải tính đủ: chi phí kho bãi, vận chuyển, bảo quản, hao mòn và nguy cơ đồ cũ thành rác khi thông điệp thay đổi. Sinh Vũ dùng một câu hỏi để cắt ngắn phân tích: Anh Chị sẽ dùng lại vật phẩm này bao nhiêu lần và thiết kế có đổi không?
Nguyên tắc tần suất dùng lại
Đây là trục chính để ra quyết định. Vật phẩm dùng một lần, hoặc thiết kế thay mỗi đợt chiến dịch, không nên mua và giữ vì chi phí thực cao hơn vẻ ngoài. Ngược lại, hạng mục khung kết cấu chuẩn dùng nhiều đợt, nhận diện thương hiệu ổn định, thì mua có thể rẻ hơn theo thời gian, với điều kiện Anh Chị có kho và phương tiện vận chuyển.
Một sai lầm phổ biến là nhìn vào chi phí mua lần đầu rồi kết luận ngay là rẻ hơn thuê. Chi phí ẩn thường bị bỏ qua gồm: mặt bằng kho, công vận chuyển, nhân lực lắp dựng, bảo quản tránh ẩm mốc và chi phí thanh lý khi hết dùng.
Tách khung kết cấu ra khỏi lớp in
Đây là nguyên tắc Sinh Vũ áp dụng nhất quán trong thiết kế POSM (vật phẩm trưng bày và truyền thông tại điểm bán, điểm sự kiện) cho khách: tách phần khung bền dùng lại được với phần in ấn theo từng chiến dịch.
- Khung backdrop, khung standee dạng mô-đun (dạng lắp ghép tiêu chuẩn) có thể mua hoặc dùng lại nhiều lần.
- Lớp in, vải căng, tấm foam board thì thay theo từng đợt truyền thông, không cần giữ lại.
- Cách làm này tránh tình huống mua cả cụm backdrop in cứng cho một sự kiện, đến đợt sau đổi thông điệp là phải bỏ toàn bộ.
File thiết kế gốc và bộ ảnh chuẩn hóa từ sự kiện là tài sản tiếp tục nuôi truyền thông sau ngày diễn ra. Sinh Vũ luôn bàn giao hai thứ này cùng với vật phẩm vật lý.
Khi nào thuê hoặc in mới, khi nào mua
Thuê hoặc in mới từng đợt: Sự kiện một lần hoặc không thường xuyên. Thiết kế đổi theo từng chiến dịch. Không có kho cất giữ hoặc không có phương tiện vận chuyển phù hợp. Ngân sách hạn chế và muốn kiểm soát dòng tiền theo từng sự kiện.
Mua và dùng lại: Hạng mục khung kết cấu chuẩn, sự kiện định kỳ nhiều lần trong năm. Nhận diện thương hiệu ổn định, ít đổi thông điệp. Có kho bãi và nhân lực vận chuyển, lắp dựng. Anh Chị đã tính đủ chi phí ẩn và con số vẫn có lợi.
Thiết bị kỹ thuật: nên thuê gần như luôn luôn
Với âm thanh, ánh sáng sân khấu và màn LED (màn hình điốt phát quang dùng cho sân khấu và triển lãm), Sinh Vũ không khuyến nghị mua cho hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ba lý do cụ thể:
- Thiết bị này hao mòn nhanh và cần bảo trì định kỳ, chi phí bảo dưỡng tích lũy đáng kể.
- Cần người vận hành có chuyên môn, không phải nhân lực tổ chức sự kiện thông thường có thể thay thế.
- Công nghệ thay đổi nhanh, thiết bị mua vài năm trước có thể không còn phù hợp tiêu chuẩn hiện tại.
Thuê theo từng sự kiện giúp Anh Chị linh hoạt nâng cấp thiết bị mà không gánh chi phí tồn kho.
Ngân sách không nên tan cùng buổi tiệc. Ưu tiên hạng mục còn dùng lại được sau ngày diễn ra.
Sinh Vũ, lăng kính thiết kế tái sử dụng
Lỗi thường gặp khi ra quyết định
- Mua backdrop in cứng nguyên cụm cho một sự kiện, sau đó đổi thông điệp hoặc ngày tháng là phải bỏ toàn bộ.
- So sánh giá mua với giá thuê một lần mà bỏ qua chi phí kho, vận chuyển, bảo quản và thanh lý.
- Mua standee hoặc backdrop không tách lớp, không có file thiết kế gốc, dẫn đến không cập nhật được thông tin khi cần.
- Giữ đồ cũ quá lâu vì "lỡ mua rồi", trong khi nhận diện đã thay đổi và vật phẩm cũ đang phát tín hiệu sai về thương hiệu.
Checklist quyết định
Chủ đề: Nên mua hay thuê backdrop, standee và thiết bị sân khấu. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Sinh Vũ R3 hồ sơ dịch vụ (canonical nội bộ); nguyên tắc thiết kế tái sử dụng; thực hành sản xuất sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Thuê backdrop thì mình có được dùng thiết kế riêng không?
Được. Anh Chị cung cấp file thiết kế, đơn vị in hoặc cho thuê sẽ in theo kích thước yêu cầu. Khung thuê, lớp in là của Anh Chị. Sau sự kiện, khung trả lại, tấm in Anh Chị giữ hoặc bỏ tùy nhu cầu.
Tôi có sự kiện định kỳ mỗi quý, mua khung backdrop một lần có đáng không?
Có thể đáng nếu thiết kế nhận diện ổn định và Anh Chị có chỗ cất. Sinh Vũ khuyên tách phần khung mua một lần với phần lớp in thay theo từng đợt, tránh bỏ cả cụm khi đổi thông điệp. Đừng quên tính chi phí kho, vận chuyển và bảo quản vào bài toán.
Âm thanh, ánh sáng sân khấu thì sao, có nên mua không?
Sinh Vũ không khuyến nghị mua thiết bị âm thanh ánh sáng cho hầu hết doanh nghiệp. Thiết bị này hao mòn nhanh, cần bảo trì thường xuyên và cần người vận hành có chuyên môn. Thuê theo từng sự kiện vừa linh hoạt vừa không kéo theo chi phí bảo dưỡng dài hạn.