Sau sự kiện, tài sản nào dùng lại được
Ngân sách sự kiện không nên tan cùng buổi tiệc, và phần lớn giá trị nằm ở những gì còn lại sau đó.
Một sự kiện làm bài bản để lại hai kho tài sản: bộ thiết kế gốc (concept, backdrop, POSM, khuôn bế) và bộ tư liệu ghi hình (ảnh, phim, lời khách mời). Cả hai đều có thể nuôi truyền thông, hồ sơ năng lực và chiến dịch nhiều tháng về sau, nếu được lên kế hoạch từ đầu. Vấn đề không phải là có tài sản hay không, mà là Anh/Chị có nhận đúng thứ và biết khai thác nó không.
- muốn kéo dài vòng đời sự kiện: lên kế hoạch tái dùng từ khâu concept
- cần hồ sơ năng lực và bán hàng: ảnh sự kiện là bằng chứng năng lực
- chạy chiến dịch nhiều đợt: giữ POSM dạng lắp ghép để đổi thông điệp
- coi sự kiện là một buổi tiêu một lần, xong là hết
- không nhận file gốc nên mỗi lần in lại phải quay lại phụ thuộc đơn vị cũ
Nhiều doanh nghiệp coi sự kiện là một khoản chi tiêu một lần: tổ chức xong, hóa đơn thanh toán, là hết. Sinh Vũ không nhìn theo cách đó. Một sự kiện được làm bài bản để lại hai kho tài sản có thể khai thác nhiều tháng sau. Vấn đề là phần lớn chủ doanh nghiệp không biết mình đang có gì, hoặc không nhận đúng thứ từ đơn vị thực hiện.
Hai kho tài sản chính sau sự kiện
Kho thứ nhất là bộ thiết kế gốc: file concept, hệ đồ họa nhận diện, backdrop, standee, photo wall, vật phẩm và khuôn bế (dieline, tức bản vẽ kỹ thuật để cắt và bế hộp hoặc vật phẩm in ấn). Những thứ này ở dạng file mở được, chỉnh được thì Anh/Chị chủ động hoàn toàn cho các đợt sau.
Kho thứ hai là bộ tư liệu ghi hình: ảnh đã được chọn lọc và chuẩn hóa, phim tóm tắt sự kiện (recap), clip ngắn từng khoảnh khắc, ảnh sản phẩm chụp trong bối cảnh thật và lời chứng thực của khách mời. Đây là nguyên liệu thô cho truyền thông, không phải tấm ảnh lưu niệm.
Tái dùng cụ thể vào kênh nào
- Mạng xã hội: ảnh và clip ngắn đăng ngay sau sự kiện là nội dung thời điểm, nóng nhất trong 48 giờ đầu. Sau đó, ảnh bối cảnh và lời chứng thực trở thành nội dung dài hạn (evergreen, tức nội dung không bị lỗi thời theo thời gian) dùng xen kẽ trong lịch đăng nhiều tháng.
- Website và bài viết: phim recap và ảnh chuẩn hóa nhúng vào trang web giúp tăng thứ hạng tìm kiếm (SEO) và cho khách mới thấy thực tế hoạt động.
- Hồ sơ năng lực và tài liệu bán hàng: ảnh sự kiện dàn dựng đẹp là bằng chứng trực quan mạnh hơn mọi đoạn văn mô tả. Đối tác và khách hàng mới nhìn vào ảnh trước khi đọc chữ.
- Thư điện tử marketing và quảng cáo: lời chứng thực từ khách mời, ảnh không khí sự kiện và clip ngắn đều dùng được trong chiến dịch email và quảng cáo trả phí.
- POSM đợt tiếp theo: nếu concept đủ bền và POSM được thiết kế theo hạng mục có thể đổi thông điệp, Anh/Chị chỉ cần cập nhật thông tin mới và in lại phần thay đổi, không phải làm lại toàn bộ.
Lỗi thường gặp khiến tài sản bị bỏ phí
- Không lên kế hoạch ghi hình từ trước nên chụp được nhiều nhưng không đúng thứ cần dùng.
- Ảnh nhiều nhưng lộn xộn, không được chọn lọc và chuẩn hóa, mỗi lần muốn dùng lại phải tìm từ đầu.
- Không nhận file gốc từ đơn vị thiết kế, nên mỗi lần muốn chỉnh và in lại đều phải quay về phụ thuộc họ, hoặc trả tiền làm lại.
- Khuôn bế không được lưu lại, khiến lần in tiếp theo phải đo đạc và vẽ lại từ đầu dù vật phẩm không thay đổi gì.
Nội dung dài hạn là thứ còn hữu ích rất lâu sau ngày sự kiện. Một loạt sự kiện có thể nuôi cả một lịch nội dung kéo dài nhiều tháng.
Livestorm, 14 Ways to Repurpose Content
Góc nhìn của Sinh Vũ
Với Sinh Vũ, giai đoạn bàn giao cuối dự án luôn có hai hạng mục bắt buộc: file nguồn mở được và bộ ảnh chuẩn hóa. Sinh Vũ thiết kế ngay từ đầu với ý định tái dùng: concept đủ bền để đứng qua nhiều đợt, POSM chia hạng mục để đổi thông điệp mà không làm lại toàn bộ, khuôn bế được lưu để in lại đúng.
Sinh Vũ không hứa con số lượt xem hay doanh thu từ việc tái dùng tài sản này. Nhưng Sinh Vũ cam kết bàn giao đúng thứ và đúng định dạng để Anh/Chị chủ động khai thác về sau, không bị phụ thuộc vào bất kỳ ai.
Nếu Anh/Chị đang chuẩn bị sự kiện, câu hỏi cần hỏi đơn vị thực hiện ngay từ đầu là: Sau sự kiện, tôi nhận lại những gì, ở định dạng nào, và dùng được vào việc gì? Câu trả lời cho câu hỏi đó sẽ nói lên rất nhiều về cách họ làm việc.
Checklist quyết định
Chủ đề: Sau sự kiện, tài sản thiết kế và ảnh dùng lại được vào việc gì. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Bizzabo, Repurpose Event Content Marketing; Spotme, Content Marketing for Events; Livestorm, 14 Ways to Repurpose Content; Hồ sơ dịch vụ R3 Sinh Vũ (nội bộ).
Câu hỏi thường gặp
Ảnh sự kiện khác ảnh sản phẩm thông thường như thế nào, dùng cho quảng cáo được không?
Ảnh chụp trong bối cảnh sự kiện thường có chiều sâu và không khí khó dàn dựng lại trong studio, đặc biệt khi có người thật, không gian thật và cảm xúc thật. Những khung hình này dùng tốt cho quảng cáo nhắm vào cảm giác cộng đồng hoặc sự uy tín. Điều kiện là phải lên kế hoạch khung hình từ trước, không phải chụp ngẫu hứng rồi chọn lại sau.
POSM đã in xong thì còn tái sử dụng kiểu gì?
POSM vật lý thì tùy hạng mục: standee khung và backdrop cơ học có thể thay tấm in, vật phẩm còn dư dùng tiếp cho đợt sau hoặc làm quà tặng nội bộ. Quan trọng hơn là file thiết kế gốc và khuôn bế (dieline, tức bản vẽ cắt bế) cần được giữ lại, để lần sau in lại đúng quy cách mà không phải đo đạc và vẽ lại từ đầu.