Đội nội bộ hay thuê ngoài: ai nên làm POSM

Câu hỏi này xuất hiện ở hầu hết doanh nghiệp có đội marketing nội bộ: giữ người làm thiết kế trong nhà hay giao ra ngoài? Không có đáp án đúng cho mọi trường hợp. Quyết định phụ thuộc vào ba thứ rất cụ thể: khối lượng công việc thực tế, kỹ năng mà đội hiện có, và mức độ dao động của nhu cầu theo mùa.

Yếu tố quyết định mô hình nào phù hợp

Trước khi so sánh chi phí, Anh / Chị cần trả lời bốn câu hỏi thực tế:

• Khối lượng POSM có đều quanh năm không, hay tập trung vào một vài đợt lớn?
• Kỹ năng đội cần là gì: dàn layout cơ bản, hay dựng dieline (bản khai triển vật liệu) cho in khổ lớn, phối cảnh 3D, giám sát xưởng in?
• Chi phí thật của đội nội bộ là bao nhiêu khi tính đủ lương, bảo hiểm, phúc lợi và cả thời gian nhàn rỗi ngoài mùa cao điểm?
• Đội nội bộ có người có thể giữ vai trò đầu mối kiểm soát nhất quán thương hiệu không?

Không trả lời được bốn câu này, mọi so sánh "nội bộ rẻ hơn" hay "thuê ngoài linh hoạt hơn" đều thiếu căn cứ.

Khi nào nội bộ có lợi thế

Đội nội bộ phát huy tốt nhất khi hai điều kiện cùng đúng: khối lượng thiết kế đều đặn, đủ lấp trọn thời gian làm việc của một người có kinh nghiệm, và nhận diện thương hiệu đã ổn định, ít thay đổi lớn.

Người nội bộ hiểu sâu giọng thương hiệu, biết file nào đang dùng phiên bản nào, và phản ứng nhanh cho các yêu cầu phát sinh hằng ngày mà không cần brief dài. Đây là thứ đội thuê ngoài khó sánh kịp nếu mỗi lần làm việc lại phải giải thích lại từ đầu.

Một quy tắc kinh nghiệm được nhắc đến trong một số tài liệu vận hành sáng tạo (creative-ops): đội nội bộ bắt đầu hòa vốn khi khối lượng thiết kế đạt khoảng 80 tới 100 giờ hữu ích mỗi tháng, duy trì đều. Sinh Vũ lưu ý rằng con số này xuất phát từ nguồn có lợi ích thương mại, chưa có nghiên cứu độc lập xác nhận, nên Anh / Chị nên dùng như một điểm tham chiếu định hướng, không phải ngưỡng cứng.

Khi nào thuê ngoài có lý hơn

Thuê ngoài phù hợp khi nhu cầu không đều, hoặc khi đợt làm cần kỹ năng mà đội nội bộ không có và không cần dùng thường xuyên đến mức đáng thuê người toàn thời gian.

• Nhu cầu theo mùa: mùa Tết, lễ hội, ra mắt sản phẩm tập trung vào vài tuần, sau đó im lặng nhiều tháng.
• Kỹ năng chuyên sâu: dựng file dieline cho standee hay backdrop khổ lớn đúng yêu cầu nhà in, kiểm màu mẫu thật, phối cảnh 3D booth triển lãm.
• Một đợt lớn, chạy một lần: ra mắt thương hiệu, sự kiện quy mô toàn quốc, cần nhiều tay cùng lúc trong thời gian ngắn.

Lỗi thường gặp khi quyết định sai chiều

• Nuôi đội nội bộ đủ lớn cho mùa cao điểm, rồi để họ nhàn rỗi phần lớn thời gian còn lại trong năm. Chi phí thật cao hơn nhiều so với con số lương tháng.
• Thuê ngoài toàn bộ tới mức không còn ai trong nội bộ hiểu bộ nhận diện, kiểm được file, hay phát hiện khi nhà cung cấp làm sai font, sai màu. Lúc đó mất nhất quán thương hiệu dần dần mà không nhận ra.
• Chọn mô hình dựa trên chi phí danh nghĩa thay vì chi phí thật. Lương designer nội bộ chỉ là một phần. Thêm bảo hiểm, thiết bị, phần mềm, thời gian quản lý và thời gian nhàn rỗi mới ra con số đầy đủ để so sánh.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ thường vào đúng phần đội nội bộ khó tự làm: dựng file in khổ lớn đúng vật liệu và yêu cầu kỹ thuật nhà in, kiểm màu mẫu thật trước khi chạy số lượng lớn, và giám sát hiện trường cho những đợt sự kiện diễn ra một lần.

Với POSM lặp lại hằng ngày, chẳng hạn banner tuần, bảng giá tháng, hay poster chương trình đang chạy, đội nội bộ chủ động hơn và hiệu quả hơn. Sinh Vũ phù hợp ở vai chỉ đạo nghệ thuật (art direction, tức định hướng thị giác tổng thể) và những đợt cần chuẩn kỹ thuật cao hoặc cần nhiều tay cùng lúc trong thời gian ngắn.

Quyết định nội bộ hay thuê ngoài không phải quyết định một lần cho mãi. Khối lượng công việc thay đổi, thương hiệu phát triển, nhân sự biến động. Xem lại mô hình mỗi năm một lần là thực hành tốt.

Sinh Vũ, từ kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp ở các giai đoạn khác nhau

Sinh Vũ không đưa ra kết luận rằng mô hình nào tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Quyết định phụ thuộc vào khối lượng thực tế, ngân sách, và cấu trúc nhân sự cụ thể của từng bên. Điều Anh / Chị cần làm trước tiên là đo khối lượng thiết kế thật sự đang cần, phân loại theo loại kỹ năng, rồi mới so sánh phương án.