Bỏ qua chuẩn bị trước: tiết kiệm hay đánh đổi?

Sinh Vũ nghe câu này thường xuyên: "Mình bỏ bước chuẩn bị để tiết kiệm thời gian và chi phí, vào thẳng buổi làm luôn được không?" Câu trả lời là được, nhưng Anh Chị nên biết mình đang đánh đổi gì. Phí chuẩn bị không biến mất khi Anh Chị cắt nó. Nó chuyển sang chỗ đắt hơn.

Chi phí thật của một buổi họp không có nền

Buổi làm tập hợp ban lãnh đạo, trưởng phòng, tư vấn, đôi khi cả đối tác. Mỗi người trong phòng có giá trị thời gian của mình. Khi không có chuẩn bị, phần lớn thời gian đầu buổi dùng để dò xem mọi người đang nghĩ gì, định nghĩa lại vấn đề, và tranh luận về những điều lẽ ra đã phải chốt từ trước. Đó là chi phí thật, tính bằng giờ của nhiều người cộng lại, chỉ là không xuất hiện trên hóa đơn chuẩn bị.

Hệ quả kép xảy ra khi buổi đó ra một quyết định mong manh vì thiếu dữ kiện nền. Vài tuần sau đội phải họp lại. Lúc đó chi phí nhân đôi.

Rủi ro theo từng loại quyết định

Không phải mọi quyết định đều cần cùng một mức chuẩn bị. Cách Sinh Vũ nhìn là theo hai trục: độ lớn và độ khó đảo ngược.

• Quyết định nhỏ, dễ đảo ngược: điều chỉnh ngôn từ, thử palette màu mới, cập nhật một tài liệu nội bộ. Chuẩn bị rút gọn được, thậm chí có thể bỏ qua nếu đội đã nắm đủ dữ kiện.
• Quyết định lớn, khó đảo ngược: định vị thương hiệu, đặt tên sản phẩm mới, tái cấu trúc danh mục. Bỏ chuẩn bị ở đây là rủi ro cao vì sai thì sửa tốn kém, đôi khi không sửa được hoàn toàn.
• Nhiều bên bất đồng: khi trong phòng có người chưa đồng thuận về định hướng, thiếu tài liệu nền chung khiến tranh luận không có điểm neo, buổi dễ kết thúc mà không ai thực sự cam kết.

Bỏ khâu khám phá đầu vào không làm chi phí biến mất mà đẩy nó ra sau, tốn hơn khi phải sửa.

Patrick Iverson, Brand Discovery

Lỗi phổ biến khi cắt chuẩn bị

• Xem phí chuẩn bị là khoản cắt được mà quên chi phí thời gian của cả phòng trong ngày làm.
• Tưởng cứ tập trung đủ người vào phòng là tự khắc ra được quyết định tốt.
• Vào buổi mới phát hiện thiếu số liệu nền, phải dừng lại giữa chừng để đi tìm.
• Chốt nhanh cho xong rồi vài tuần sau họp lại vì quyết định không có cơ sở đủ vững.

Theo IAF (International Association of Facilitators, tổ chức nghề điều phối quốc tế), chuẩn bị đầu vào gồm hiểu mục tiêu, phỏng vấn người liên quan, dựng mẫu kết quả và thiết kế nghị trình là phần đặt nền để buổi làm đạt được kết quả mong muốn. Không có nền đó, người điều phối dù giỏi cũng chỉ xử lý được bề mặt.

Khi nào có thể rút gọn, khi nào không nên cắt

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ thiết kế S5 (tên quy trình tư vấn của Sinh Vũ) với một tuần phỏng vấn và một tuần dựng tài liệu trước ngày làm chính, vì kinh nghiệm thực tế cho thấy buổi làm thường chỉ tốt bằng công bỏ vào trước nó. Đây là lựa chọn thiết kế của Sinh Vũ, không phải chuẩn ngành duy nhất đúng.

Điều Sinh Vũ tối ưu không phải là bỏ chuẩn bị mà là chỉnh quy mô cho vừa: buổi một đối một thì gọn, workshop nhiều bên thì sâu. Khách muốn tiết kiệm thật có thể dùng lại dữ liệu và audit đang có để rút ngắn khâu này, thay vì bỏ trắng. Đó là cách tiết kiệm không kéo theo rủi ro chất lượng.