Tự họp hay thuê điều phối

Trong hầu hết các công ty nhỏ và vừa, người có quyền cao nhất vừa dẫn họp vừa là người sẽ quyết định kết quả. Đây là điểm mấu chốt cần nhìn thẳng: khi người chủ trì cũng là một bên lợi ích trong tranh luận, sự trung lập gần như không thể duy trì, dù người đó có thiện chí đến đâu. Những người khác trong phòng cảm nhận được điều đó và điều chỉnh theo: họ nói ít hơn, đồng thuận sớm hơn, hoặc giữ ý kiến thật cho hành lang sau giờ họp.

Hai hình thức, hai điều kiện

Vì sao trung lập quan trọng đến vậy

Người điều phối là bên thứ ba được cả nhóm chấp nhận, trung lập về nội dung và không có quyền quyết. Nhờ đó họ có thể chẩn đoán và can thiệp để nhóm cải thiện cách nhận diện vấn đề và ra quyết định.

Roger Schwarz, The Skilled Facilitator

Khi người dẫn không bị ràng buộc bởi kết quả, cả phòng có thể tập trung vào ý tưởng, quan hệ và kết quả thay vì phải theo dõi xem ai đang cầm trịch và điều đó nghĩa là gì cho mình. IAF (International Association of Facilitators, hiệp hội điều phối viên quốc tế) gọi đây là điều kiện cơ bản để thảo luận thật sự diễn ra.

Các yếu tố cần cân nhắc

• Mức quan trọng và tính đảo ngược: Quyết định về định hướng thương hiệu, cơ cấu đội ngũ, hay đối tác chiến lược thường khó hoặc tốn kém để sửa sau. Những quyết định loại này đáng được một tiến trình nghiêm túc hơn.
• Mức độ bất đồng hiện có: Nếu Anh Chị biết trước rằng trong phòng có các bên đang căng với nhau, người dẫn nội bộ sẽ rất khó không bị kéo vào hoặc không vô tình thiên về một phía.
• Chênh lệch quyền lực: Khi sếp ngồi trong phòng, người cấp dưới thường tự kiểm duyệt. Người điều phối ngoài có thể tạo điều kiện để ý kiến thiểu số thật sự được nghe, không chỉ được ghi nhận rồi bỏ qua.
• Lịch sử của các buổi họp trước: Nếu chủ đề này đã qua nhiều buổi mà vẫn quay lại cùng một điểm kẹt, đó là dấu hiệu rõ rằng vấn đề không nằm ở thiếu thông tin mà nằm ở cách nhóm đang xử lý thông tin đó với nhau.

Lỗi thường gặp

• Người có quyền cao nhất tự cầm trịch rồi vô tình định hướng kết luận trước khi thảo luận thật sự bắt đầu, không phải vì cố ý mà vì vai trò của họ tạo ra áp lực đó.
• Họp nhiều vòng không chốt vì không ai trong phòng được phép, hoặc sẵn sàng, giữ tiến trình một cách trung lập đến cùng.
• Tính chi phí thuê điều phối một cách tách rời mà không tính chi phí thật: giờ công của cả đội, quyết định trì hoãn, và tinh thần bị bào mòn sau mỗi buổi họp không đến đâu.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Khi được mời vào vai người điều phối, Sinh Vũ làm một bước trước buổi họp mà nhiều đội bỏ qua: phỏng vấn riêng người sáng lập và vài thành viên chủ chốt. Bước này không phải để thu thập ý kiến cho vui, mà để lộ ra điểm bất đồng thật, những điều không ai nói ra trong phòng đông người.

Nhờ đó, buổi họp chính không lặp lại vòng cũ. Thay vì mất một tiếng để mọi người nói lại những gì đã nói, cả nhóm đi thẳng vào điểm kẹt cần giải quyết. Sinh Vũ đặt những câu hỏi không ai trong nhà dám hỏi, không phải vì người trong nhà kém, mà vì vị trí của họ không cho phép.

Người điều phối không thay thế quyết định của Anh Chị. Họ tạo điều kiện để quyết định đó được đưa ra dựa trên thông tin đầy đủ hơn, với sự tham gia thật hơn của những người trong phòng.