Mua một buổi lẻ hay khởi động cả một dự án

Câu hỏi này thường xuất hiện khi Anh Chị đang cảm thấy cần can thiệp nhưng chưa rõ can thiệp ở mức nào. Sinh Vũ gặp hai kiểu nhầm phổ biến: người mua cả dự án trong khi thực ra chỉ cần một buổi gỡ đúng một nút, và người mua một buổi rồi kỳ vọng nó làm thay công việc của cả một dự án. Cả hai đều tốn tiền sai chỗ.

Bốn câu hỏi để phân loại

Trước khi chọn hình thức, Anh Chị cần trả lời thành thật bốn câu sau:

• Quyết định đã có dữ kiện chưa? Nếu Anh Chị và đội đã biết rõ tình hình, chỉ cần người ngoài giúp chốt, thì một buổi là đủ. Nếu chưa có dữ liệu, cần phỏng vấn khách hàng hoặc rà soát đội ngũ trước, thì không thể chốt trong một buổi được.
• Quyết định đó có thể đảo lại không? Quyết định dễ sửa thì buổi lẻ ít rủi ro hơn. Quyết định khó đảo (tái cơ cấu thương hiệu, thay tên, đổi phân khúc) cần nền tảng chắc hơn.
• Có bao nhiêu bên cần đồng thuận? Nếu chỉ một người ra quyết định, một buổi có thể đủ. Nếu cần cả hội đồng sáng lập hoặc nhiều phòng ban, đồng thuận thật thường không hình thành trong một buổi duy nhất.
• Ai sẽ theo dõi việc thực thi sau đó? Đây là câu hỏi quan trọng nhất mà nhiều người bỏ qua.

Khi nào buổi lẻ là đủ

Buổi lẻ phù hợp khi Anh Chị đang trong một trong ba tình huống sau:

• Có đúng một quyết định gọn cần gỡ, ví dụ: thứ tự ưu tiên giữa hai hướng đi, hoặc cách định vị một sản phẩm mới trong danh mục hiện tại.
• Đội đã có đủ dữ kiện, chỉ cần người ngoài soi lại và giúp nhóm thoát khỏi vòng tranh luận không ra kết quả.
• Anh Chị muốn thử cách làm việc với Sinh Vũ trước khi cam kết vào một dự án dài hơi.

Điểm mấu chốt: buổi lẻ hiệu quả nhất khi mục tiêu buổi đó có thể viết gọn trong một câu, và kết quả của nó là một quyết định rõ ràng, không phải một danh sách việc cần làm thêm.

Khi nào cần cả một dự án

Dự án hợp khi ba hoặc nhiều hơn trong các điều kiện sau đây là đúng với Anh Chị:

• Quyết định cần nghiên cứu thực địa trước: phỏng vấn khách hàng, rà soát đội ngũ, hoặc đánh giá tài sản thương hiệu hiện tại.
• Nhiều bên cần đồng thuận và đồng thuận đó cần có biên bản để không ai cãi lại sau này.
• Thực thi sau buổi làm cần được theo dõi, vì nếu không có người đồng hành, quyết định rất dễ nằm yên trên giấy.
• Có nhiều quyết định liên quan nhau cần giải quyết theo thứ tự.

Năng lượng từ một buổi offsite (buổi làm việc tập trung ra ngoài văn phòng) tan nhanh nếu không có hệ thống giữ mọi người cùng hướng. Nhiều quyết định hay lại nằm trong thư mục không ai mở.

Strategy off-sites should become on-sites, Lucidity

Sinh Vũ thiết kế gói Standard và Bespoke theo cấu trúc: phỏng vấn trước, buổi điều phối, biên bản quyết định, sau đó ba buổi đồng hành trong 90 ngày. Cách đóng gói này là lựa chọn thiết kế của Sinh Vũ để chống việc quyết định nằm yên trên giấy, không phải chuẩn chung của ngành tư vấn.

Lỗi thường gặp khi chọn sai hình thức

• Kỳ vọng quá nhiều vào buổi lẻ: Một buổi không thể vừa thu thập dữ kiện, vừa chốt quyết định, vừa đảm bảo thực thi. Đặt ba kỳ vọng đó vào một buổi là đặt buổi đó vào thế thất bại.
• Quyết định hay nhưng không ai theo: Sam Kaner, tác giả của Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making (Hướng dẫn điều phối ra quyết định có sự tham gia), chỉ ra rằng đồng thuận thật hình thành khi nhóm đi qua được vùng khó chịu rồi cùng ra một khung hiểu chung. Việc này thường cần hơn một buổi, đặc biệt khi các bên có lợi ích khác nhau.
• Mua dự án lớn khi chỉ cần gỡ một nút: Nếu Anh Chị biết rõ vấn đề và chỉ cần ai đó nhìn lại cùng, một buổi Starter là đủ và tiết kiệm hơn cho cả hai phía.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không khuyến khích Anh Chị mua gói lớn nếu vấn đề có thể giải quyết trong một buổi. Ngược lại, Sinh Vũ cũng không nhận buổi lẻ khi biết rõ rằng vấn đề cần nền nghiên cứu mới chốt được, vì làm vậy sẽ chỉ tạo ra một cuộc trò chuyện hay mà không ra kết quả dùng được.

Cách tốt nhất để xác định là mô tả cho Sinh Vũ nghe quyết định Anh Chị đang cần gỡ. Nếu nó gọn trong một câu và dữ kiện đã có, buổi lẻ là câu trả lời. Nếu mô tả đó cần cả một đoạn và còn nhiều điều chưa rõ, đó là dấu hiệu cần làm nền trước.