Làm sao chốt đúng câu hỏi quyết định trước khi họp
Tìm đúng câu hỏi cốt lõi thường khó hơn trả lời nó, và đó là phần đáng đầu tư nhất của khâu chuẩn bị.
Trước buổi làm việc, Anh Chị phải viết ra được một câu hỏi đủ hẹp để trả lời xong là biết mình vừa chốt được gì. Nếu câu hỏi còn mơ hồ hoặc đang bị trộn nhiều vấn đề vào nhau, hãy tách ra trước, vì một buổi không thể đóng nhiều quyết định lớn cùng lúc. Sản phẩm của khâu chuẩn bị là một câu hỏi quyết định ghi rõ trên bản tóm lược, để cả phòng bước vào là biết hôm nay đóng cái gì.
- doi da hop nhieu lan ma khong dong lai duoc
- nhieu van de dang bi tron vao nhau
- cau hoi da hien nhien va moi nguoi dong y ve pham vi: co the nhe hon
- dat chu de qua rong kieu ban ve thuong hieu thay vi mot cau hoi dong lai duoc
- nhom qua nhieu quyet dinh lon vao mot buoi
Câu trả lời của Sinh Vũ không phải ở chỗ chuẩn bị nhiều hay ít, mà ở chỗ chuẩn bị đúng thứ. Thứ quan trọng nhất cần có trước khi bước vào phòng là một câu hỏi quyết định viết ra được, đủ hẹp để trả lời xong là biết rõ mình vừa chốt được gì. Không có câu hỏi đó, buổi làm dù dài bao nhiêu cũng sẽ trôi giữa nhiều vấn đề mà không đóng lại được cái nào.
Tại sao tìm câu hỏi lại khó hơn trả lời nó
Trong thực hành tư vấn, Shishir Mehrotra gọi loại câu hỏi này là eigenquestion (câu hỏi cốt lõi): câu mà một khi trả lời được nó, phần lớn các câu hỏi xung quanh tự sáng ra theo. Vấn đề là eigenquestion thường ẩn sau một lớp triệu chứng. Khách hay trình bày triệu chứng trước, ví dụ "mình không ra được quyết định", "mọi người không đồng thuận", "hay bàn đi bàn lại". Người trong cuộc nhìn vào triệu chứng rồi bàn cách giải triệu chứng, trong khi câu hỏi gốc vẫn chưa được đặt ra.
Đây là lý do Sinh Vũ đánh giá giai đoạn chuẩn bị không phải bằng khối lượng tài liệu mà bằng độ sắc của câu hỏi. Một câu hỏi sắc thường ngắn, cụ thể, và có thể trả lời bằng một lựa chọn rõ ràng chứ không phải một bài diễn giải.
Bốn thứ cần kiểm tra trước khi viết câu hỏi
- Có bao nhiêu quyết định đang bị trộn vào nhau? Nếu Anh Chị thấy câu hỏi cứ phình ra mãi thì thường là đang ôm nhiều quyết định. Tách ra trước khi viết.
- Câu hỏi đã đủ hẹp chưa? Thử hỏi: nếu trả lời xong, tôi biết ngay hôm nay đã chốt cái gì chưa? Nếu còn mơ hồ thì chưa đủ hẹp.
- Các phương án và tiêu chí chọn lựa đã rõ chưa? Câu hỏi tốt đi kèm với ít nhất hai hướng trả lời khả dĩ và lý do để chọn hướng này thay vì hướng kia.
- Ai có thẩm quyền chốt? Nếu chưa thống nhất điều này trước, tới cuối buổi dễ bị treo dù cả phòng đã đồng ý về hướng đi.
Khi nào cần dồn sức vào bước này
Có thể nhẹ hơn: Câu hỏi đã hiển nhiên, mọi người đã đồng ý về phạm vi, và buổi làm chỉ cần xác nhận lựa chọn giữa vài phương án đã được chuẩn bị trước. Khi đó thời gian chuẩn bị tập trung vào dữ liệu hỗ trợ quyết định hơn là tìm câu hỏi.
Lỗi thường gặp khi đặt câu hỏi
- Đặt chủ đề thay vì câu hỏi. "Bàn về thương hiệu" là chủ đề, không phải câu hỏi quyết định.
- Nhồi nhiều quyết định lớn vào một buổi rồi không chốt trọn cái nào, chỉ tạo ra cảm giác đã bàn.
- Nhầm triệu chứng với vấn đề gốc. Giải triệu chứng mà bỏ qua câu hỏi thật thì buổi sau lại phải mở lại từ đầu.
- Không thống nhất trước ai có quyền chốt, dẫn đến cuối buổi mọi thứ vẫn treo vì cần thêm người phê duyệt.
Góc nhìn của Sinh Vũ
Nghị trình hiệu quả xoay quanh kết quả mong muốn. Nếu không định nghĩa kết quả ngay từ khâu chuẩn bị thì về sau rất khó đo được buổi làm có giá trị hay không.
Nguyên tắc facilitation, outcome-based agenda (nghị trình định hướng kết quả)
Với Sinh Vũ, sản phẩm của khâu chuẩn bị chính là một câu hỏi quyết định được viết ra và ghi vào bản tóm lược gửi trước cho cả phòng. Cả phòng bước vào là biết hôm nay đóng cái gì, không cần mất thời gian đầu buổi định hướng lại.
Người điều phối đứng ngoài cuộc có lợi thế ở bước này vì không bị kéo vào lớp triệu chứng, nên dễ nhìn ra câu hỏi thật hơn. Nhưng câu hỏi đó vẫn cần được người có thẩm quyền trong nhà xác nhận trước khi đưa vào nghị trình. Nếu trong lúc chuẩn bị lộ ra nhiều hơn một quyết định lớn, Sinh Vũ thà tách buổi còn hơn nhồi vào một ngày rồi chốt nửa vời.
Checklist quyết định
Chủ đề: Làm sao chốt đúng quyết định cần ra trước khi họp. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Eigenquestions, The Art of Framing Problems (Shishir Mehrotra, Coda). What is Problem Framing (Design Sprint Academy). Nguyên tắc facilitation outcome-based agenda. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi quyết định khác chủ đề buổi họp như thế nào?
Chủ đề là phạm vi rộng, ví dụ bàn về thương hiệu. Câu hỏi quyết định là câu đóng lại được, ví dụ: chúng ta có nên tách tên thương hiệu phụ ra độc lập hay giữ nguyên dưới mái thương hiệu mẹ? Trả lời xong câu đó là biết ngay hôm nay đã chốt hay chưa. Chủ đề rộng không làm được điều đó.
Nếu trong lúc chuẩn bị tôi phát hiện có tới hai ba quyết định lớn thì làm sao?
Tách buổi. Nhồi nhiều quyết định lớn vào một ngày thì thường không chốt trọn cái nào, chỉ tạo ra cảm giác đã bàn mà thực ra mọi thứ vẫn treo. Sinh Vũ thường giúp khách sắp xếp thứ tự ưu tiên, quyết định nào cần ra trước thì làm trước.
Ai nên là người viết câu hỏi quyết định, tôi hay tư vấn?
Lý tưởng là hai bên cùng soạn trong giai đoạn chuẩn bị. Người tư vấn đứng ngoài cuộc nên dễ nhìn ra câu hỏi thật sau lớp triệu chứng. Người trong nhà nắm ràng buộc thật về ngân sách, thời gian, và ai có thẩm quyền chốt. Thiếu một trong hai phía thì câu hỏi dễ bị sai hoặc bị treo cuối buổi.