Có cần phỏng vấn riêng từng người trước buổi làm không

Phỏng vấn riêng từng người trước buổi làm không phải thủ tục lịch sự. Đó là bước thu thập dữ liệu thực sự duy nhất mà người điều phối có thể làm trước khi mọi người ngồi vào phòng chung và bắt đầu ảnh hưởng lẫn nhau. Bỏ bước này, Anh / Chị bước vào buổi làm với rất ít thông tin về những gì đang thật sự xảy ra bên dưới.

Tại sao ngồi chung phòng không đủ

Khi mọi người ngồi chung, có hai lực vô hình tác động liên tục. Thứ nhất là chênh lệch quyền lực: người quyền cao hơn nói trước, người còn lại điều chỉnh quan điểm theo. Hiện tượng này trong nghiên cứu tổ chức thường được gọi là HiPPO (Highest Paid Person's Opinion, tức ý kiến của người có vị trí cao nhất), và nó lấn át không gian chia sẻ thật ngay cả trong đội nghe có vẻ bình đẳng. Thứ hai là áp lực xã hội: không ai muốn là người duy nhất giơ tay nói điều trái chiều trước mặt đồng nghiệp.

Phỏng vấn 1-1 tách hai lực đó ra. Người ta nói khác hẳn khi không có sếp ngồi bên cạnh, và người điều phối nhận được thông tin gần với thực tế hơn để thiết kế buổi làm.

Phỏng vấn từng người một khoảng 15 đến 30 phút là cách nhanh nhất để gom thông tin đang nằm rải rác khắp đội về tầm nhìn, khách hàng, cách vận hành và các nỗ lực đã làm.

Sprint, Jake Knapp / Google Ventures

Khi nào nên phỏng vấn đủ từng người

Có bốn dấu hiệu cho thấy không nên rút gọn bước này:

• Có bất đồng rõ giữa các bên, dù chưa nói ra công khai.
• Chênh lệch quyền lực lớn trong phòng, ví dụ sáng lập ngồi cùng nhân viên cấp thực thi.
• Quyết định đã bàn nhiều lần mà vẫn kẹt, tức là có điều gì đó chưa được nói thẳng.
• Kết quả của buổi làm sẽ được đưa vào thực thi thật, không chỉ để tham khảo.

Theo hướng dẫn chuẩn bị của IAF (International Association of Facilitators, tổ chức nghề điều phối quốc tế), hiểu mục tiêu và phỏng vấn người tham dự trước khi thiết kế nghị trình là một phần nền của công tác chuẩn bị, không phải tùy chọn.

Khi nào có thể rút gọn

Không phải buổi nào cũng cần phỏng vấn hết mọi người. Có thể rút xuống một hai cuộc gọi ngắn khi:

• Buổi làm nhỏ, một người sáng lập là người ra quyết định chính và không có bên nào đối trọng.
• Phạm vi hẹp, câu hỏi cần giải quyết đã rõ và không có lịch sử bất đồng.
• Đã có sẵn tài liệu nội bộ đủ để đọc thay một phần phỏng vấn, ví dụ báo cáo chiến lược, ghi chú họp gần đây.

Ngay cả khi rút gọn, Sinh Vũ vẫn giữ ít nhất một cuộc gọi với người sáng lập để kiểm tra: quyết định cần ra là gì, ràng buộc thật là gì và ai đang có quan điểm khác biệt cần tính đến.

Lỗi hay gặp trong bước phỏng vấn

• Chỉ hỏi người sáng lập rồi suy ra cả đội nghĩ giống vậy. Người sáng lập thường không biết đội đang giữ bao nhiêu điều chưa nói.
• Hỏi chung chung thay vì bóc ra bất đồng và ràng buộc thật. Câu như "Anh / Chị mong muốn gì từ buổi này?" ít hữu ích hơn "Điều gì Anh / Chị nghĩ đang bị bỏ qua trong các cuộc bàn trước?"
• Hứa giữ kín rồi trích nguyên văn trong buổi làm. Một lần làm vậy thì lần sau không ai nói thật nữa.
• Gộp phỏng vấn thành một cuộc họp nhóm. Đây là lỗi cấu trúc: họp nhóm không thay thế được phỏng vấn 1-1 vì chính xác vấn đề cần giải quyết là dynamics (tương tác quyền lực) trong nhóm.

Cách Sinh Vũ làm trong thực tế

Trong dịch vụ S5 của Sinh Vũ, phỏng vấn trước buổi làm là bước đầu tiên trong quy trình chuẩn bị, không phải tùy chọn. Sinh Vũ phỏng vấn người sáng lập và vài thành viên chủ chốt để làm rõ ba thứ: quyết định thật cần ra là gì, ràng buộc cứng là gì và điểm bất đồng đang nằm ở đâu. Kết quả được tóm lại thành một bản chuẩn bị trước khi thiết kế nghị trình.

Khâu này thường cho phép người điều phối đặt được câu hỏi mà người trong cuộc ngại hỏi nhau trực tiếp. Với workshop nhiều bên, đây là nơi ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng của cả ngày làm. Sinh Vũ không cam kết về kết quả cụ thể vì hiệu quả còn phụ thuộc vào từng tổ chức và mức độ cởi mở thật sự của những người trong phòng.