Mời đại diện hay mời toàn bộ người liên quan

Câu hỏi này xuất hiện ở hầu hết các dự án thương hiệu có từ hai phòng ban trở lên. Câu trả lời không phụ thuộc vào cảm giác "ai nên biết việc này" mà phụ thuộc vào một tiêu chí duy nhất: buổi này có chốt được không? Nếu có quá nhiều người trong phòng mà không ai được trao đủ quyền, buổi sẽ kéo dài, ý kiến phân tán, và kết quả là tất cả đồng ý một cách mơ hồ rồi ai về nhà người đó phản đối.

Tại sao không nên mời toàn bộ

Nghiên cứu về cấu trúc nhóm ra quyết định cho thấy nhóm quá đông mất khả năng hội tụ. Quy tắc hai chiếc pizza của J. Richard Hackman đặt ngưỡng nhóm chốt ở mức đủ nuôi bằng hai chiếc pizza, tức khoảng năm đến bảy người. Vượt qua ngưỡng đó, mỗi ý kiến thêm vào không cộng thêm chất lượng mà chỉ tăng thời gian xử lý và số vòng thỏa hiệp.

Trong bối cảnh tư vấn thương hiệu, hậu quả thực tế là: buổi chạy hai tiếng không ra được một quyết định nào có thể viết thành biên bản hành động. Mọi người rời phòng với cảm giác "đã họp", nhưng không ai rõ bước tiếp theo là gì và ai chịu trách nhiệm.

Đại diện hợp lệ cần ba điều đủ cả ba

Mời đại diện không có nghĩa là mời người có chức danh cao nhất sẵn có. Theo khung phân tích các bên liên quan của Beyond Intractability, đại diện chỉ hợp lệ khi đáp ứng đủ ba điều kiện sau.

• Được nhóm mình công nhận: nhóm ở nhà thực sự coi người đó là tiếng nói của mình, không phải chỉ cấp trên cử đi.
• Có mandate (ủy quyền thật): được phép chốt thay, không phải chỉ ghi chép rồi về hỏi lại. Mandate này cần được làm rõ bằng lời trước buổi, không phải giả định.
• Có trách nhiệm truyền đạt hai chiều: mang tiếng nói của nhóm mình vào phòng, và mang quyết định về giải thích cho nhóm mình sau.

Thiếu một trong ba, đại diện đó chỉ là người ngồi dự. Quyết định chốt trong phòng sẽ không được nhóm ở nhà công nhận.

Dùng bản đồ quyền lực và quan tâm để xếp ghế

Aubrey Mendelow đề xuất xếp các bên liên quan vào lưới hai trục: quyền lực (power, tức khả năng ảnh hưởng đến quyết định) và mức quan tâm (interest, tức mức độ bị ảnh hưởng bởi kết quả). Lưới này giúp xác định ai cần có mặt trong phòng chốt, ai chỉ cần được lấy ý kiến trước, và ai chỉ cần được thông báo sau.

Lỗi thường gặp khi chọn đại diện

• Chọn theo chức danh, không theo mandate: người có danh thiếp đẹp nhất chưa chắc được nhóm mình giao quyền chốt. Về nhà họ thuyết phục không nổi, quyết định bị lật.
• Đại diện chỉ để "em về hỏi lại": mọi điểm quan trọng đều bị treo, buổi không chốt được gì. Đây là dấu hiệu mandate chưa được làm rõ từ trước.
• Bỏ sót một bên chịu ảnh hưởng: họ không có ghế, không được hỏi, nhưng khi triển khai họ là người thực thi. Phản kháng ngầm từ nhóm này thường là nguyên nhân dự án chậm mà không ai hiểu tại sao.

Cách Sinh Vũ xử lý với tổ chức lớn

Khi khách có nhiều phòng ban hoặc nhiều bên liên quan, Sinh Vũ đề xuất cấu trúc hai lớp thay vì một buổi duy nhất với tất cả mọi người.

Vòng chốt nhỏ để ra quyết định. Vòng lấy ý kiến rộng để đại diện có nguyên liệu trước khi vào phòng và có nội dung để mang về sau.

Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ

Trong khâu chuẩn bị, Sinh Vũ làm rõ với từng đại diện: họ được phép chốt điều gì, điều gì cần mang về báo cáo trước khi có quyết định cuối. Làm rõ điều này trước buổi mất khoảng mười lăm phút. Không làm rõ, buổi có thể kéo dài vô thời hạn mà vẫn không ra kết quả.

Nguyên tắc đơn giản là: ghế trong phòng chốt là tài nguyên có hạn. Dùng ghế đó cho người có thể làm buổi đó ra quyết định, không phải cho người chỉ cần được thông báo.