Anh Chị cần năng lượng hay cần một quyết định?

Câu hỏi này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều doanh nghiệp đặt lịch sai hình thức rồi ra về thất vọng. Không phải vì người dẫn buổi kém, mà vì mục đích ban đầu không rõ. Sinh Vũ thường hỏi thẳng: Anh Chị muốn cầm về một quyết định, hay muốn cầm về một cảm giác? Câu trả lời đó quyết định toàn bộ cách thiết kế buổi làm.

Hai hình thức, hai kết quả khác nhau

Buổi động viên tinh thần (team building hoặc motivational session) được thiết kế để tạo năng lượng, hàn gắn mối quan hệ trong đội, và giúp mọi người hiểu nhau hơn. Kết quả đo được là sự gắn kết và tinh thần làm việc, không phải một quyết định cụ thể.

Buổi ra quyết định (strategy workshop hoặc decision workshop) được thiết kế để chốt một ngã rẽ cụ thể. Kết quả đo được là mức độ đồng thuận thực sự của nhóm về một lựa chọn, kèm lý do và người phụ trách từng bước thực thi. Theo Sam Kaner trong cuốn Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making, kết quả của một buổi ra quyết định là mức độ đồng thuận đo được, không phải cảm giác vui vẻ cuối buổi.

Các yếu tố cần cân nhắc trước khi đặt lịch

• Kết quả cần cầm về là năng lượng hay là một quyết định có thể thực thi ngay?
• Có một ngã rẽ cụ thể đang chờ chốt không? Nếu chưa xác định được ngã rẽ đó là gì, buổi ra quyết định sẽ không đi tới đâu.
• Dữ kiện để phân tích đã đủ chưa? Ra quyết định khi thiếu dữ kiện chỉ tạo ra đồng thuận trên cảm tính.
• Ai sẽ thực thi sau buổi và họ cần cam kết ở mức nào?
• Thước đo thành công của buổi làm là gì? Câu hỏi này giúp Anh Chị tự kiểm tra xem mình thật sự cần hình thức nào.

Khi nào chọn hướng nào

Chọn buổi động viên khi: đội đang có mâu thuẫn âm ỉ cần giải toả, khi vừa trải qua giai đoạn áp lực kéo dài, khi cần tái kết nối trước khi bước vào giai đoạn mới, và khi chưa có quyết định chiến lược cụ thể nào cần chốt ngay.

Chọn buổi ra quyết định khi: có một lựa chọn rõ ràng đang chờ, khi cần nhiều hơn một người đồng ý để việc đó xảy ra, khi muốn cầm về biên bản có thể dùng làm cơ sở thực thi, và khi sự phân vân đang làm trì hoãn tiến độ thật sự.

Một mục đích mạnh thì cụ thể, riêng biệt và có thể tranh luận. Mục đích chung chung như "để gắn kết" hay "để truyền cảm hứng" khó dẫn tới một quyết định.

Priya Parker, The Art of Gathering

Lỗi thường gặp

• Đặt tên là workshop chiến lược nhưng thật ra muốn một buổi vui vẻ, rồi thất vọng vì không có quyết định nào được chốt.
• Ngược lại, mời mọi người dưới danh nghĩa team building rồi ép chốt chiến lược khi chưa ai chuẩn bị dữ kiện và tâm thế.
• Nhầm sự phấn khởi tập thể cuối buổi với việc đã ra được quyết định. Cảm giác tốt không phải quyết định.
• Gộp cả hai mục đích vào một buổi mà không tách bạch rõ phần nào phục vụ mục đích nào, kết quả là cả hai đều làm chưa tới.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ chỉ làm buổi ra quyết định cụ thể, không làm buổi động viên tinh thần, và nói rõ điều đó trước khi nhận việc. Không phải vì buổi động viên kém giá trị, mà vì đó là chuyên môn khác cần người khác làm đúng hơn.

Nếu Anh Chị cần chốt một ngã rẽ, buổi làm của Sinh Vũ hướng tới một quyết định được ghi thành biên bản: quyết định là gì, lý do chọn hướng đó, rủi ro đã lường và người phụ trách từng việc. Đó là tài liệu làm việc thật, không phải tóm tắt cảm xúc.

Nếu điều Anh Chị cần thật sự là gắn kết đội ngũ, Sinh Vũ sẽ nói thẳng để Anh Chị tìm đúng hình thức, thay vì nhận việc rồi cả hai cùng thất vọng.