Đội bạn rành nhất, vậy người ngoài làm gì

Đội bạn hiểu doanh nghiệp hơn bất kỳ người ngoài nào, điều đó không cần bàn. Nhưng đó chính xác là lý do vai trò người điều phối (facilitator) không phải là hiểu nội dung bằng bạn. Hai việc này tách biệt hoàn toàn: đội bạn giữ nội dung, người ngoài giữ tiến trình. Nhầm lẫn hai vai trò đó thì buổi làm việc sẽ lạc hướng, dù ai cầm trịch.

Nội dung và tiến trình: hai việc khác nhau

Nội dung là những gì được bàn: chiến lược, định vị, sản phẩm, nguồn lực. Tiến trình là cách buổi làm đi từ đầu đến cuối: ai được nói, theo thứ tự nào, khi nào dừng tranh luận để chốt, khi nào mở rộng để khám phá thêm.

Người điều phối là chuyên gia tiến trình và trung lập, không phải chuyên gia nội dung. Theo IAF (Hiệp hội Điều phối viên Quốc tế), người điều phối mà rành nội dung thì khó giữ trung lập hơn so với người không có lợi ích vào kết quả. Hiểu nhiều về ngành đôi khi là bất lợi vì người điều phối sẽ bị kéo vào bàn chuyện ngành thay vì giữ tiến trình.

Khi nào người trong nhà tự làm được

Tự làm là lựa chọn hoàn toàn hợp lý trong nhiều trường hợp. Cụ thể khi:

• Đội đã có văn hóa nói thẳng, người dưới không e ngại phản bác người trên.
• Có người nội bộ đủ uy tín để cầm trịch và người đó không phải một bên trong cuộc tranh luận.
• Vấn đề không đụng tới lợi ích cá nhân của người đang cầm trịch.

Nếu cả ba điều kiện đó đều có, bạn không cần người ngoài. Đừng thuê thêm dịch vụ khi không cần thiết.

Khi nào nên cân nhắc người ngoài

Có một vài dấu hiệu cụ thể cho thấy cần bên thứ ba:

• Quyết định gắn nhiều cảm xúc hoặc lợi ích cá nhân của người tham dự, ví dụ chia lại vai trò sáng lập, điều chỉnh cơ cấu cổ phần trong thương hiệu, hay đổi hướng lớn mà ai đó đã gắn bó nhiều năm.
• Có chênh lệch quyền lực rõ rệt khiến cấp dưới ngại nói thật khi sếp ngồi cùng phòng.
• Người sáng lập muốn ngồi vào bàn bàn chứ không muốn đứng ngoài giữ trịch, đây là lựa chọn đúng vì quan điểm của người sáng lập thường quan trọng với kết quả.

Giá trị của bên thứ ba là giúp nhóm tự nhìn thấy điều họ ở quá gần nên không thấy.

The Limits of Facilitation, HFX Training

Lỗi thường gặp khi tự cầm trịch

• Người cầm trịch vừa điều phối vừa tranh luận nội dung, vô tình bẻ hướng kết luận theo quan điểm cá nhân mà không nhận ra.
• Cấp dưới gật cho xong vì sếp đang ngồi trong phòng. Buổi làm kết thúc với vẻ đồng thuận nhưng thực ra là im lặng xã giao.
• Nghĩ rằng người ngoài phải hiểu ngành bằng mình mới điều phối được, nên chọn người điều phối theo tiêu chí sai.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không đến để thay đội bạn quyết nội dung. Anh Sinh ngồi ở vị trí người ngoài để chính đội tự đi tới câu trả lời mà họ tin và sẽ thực thi. Trong buổi làm, vai trò là đặt câu hỏi và giúp mọi người bám vào dữ kiện thay vì tranh luận cảm xúc.

Nền tảng 17 năm về thương hiệu là kinh nghiệm cá nhân riêng, không phải lý do để trung lập hơn người trong. Tính trung lập đến từ một điều duy nhất: không có lợi ích vào kết quả của buổi làm. Sinh Vũ không cam kết kết quả cụ thể của buổi, vì kết quả thuộc về đội bạn, không thuộc về người điều phối.