Bao nhiêu người ngồi cùng phòng là vừa đủ
Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng sai ở đây thì cả buổi làm việc đổ đi.
Với buổi ra quyết định về thương hiệu, giữ số người có thẩm quyền và dữ kiện ở mức đủ nhỏ để thảo luận thực chất là nguyên tắc quan trọng nhất. Đông người không làm quyết định chắc hơn, nó chỉ làm mọi thứ chậm, dễ ba phải và khó quy trách nhiệm. Ai không cần ra quyết định thì không cần ngồi cả buổi, họ chỉ cần đọc trước và nhận kết quả sau.
- ra quyet dinh kho nhieu rang buoc: giu so nguoi du nho de thao luan thuc chat
- can khoi nhieu goc nhin lay dong thuan rong: chia to nho roi gop
- nhieu nguoi muon du nhung khong thiet yeu: dua vao vong doc truoc va duoc bao ket qua
- moi cho du mat du long, phong 20 nguoi ma 5 nguoi noi
- bien workshop thanh cuoc hop mot chieu
Đông người không làm quyết định chắc hơn. Nó chỉ làm mọi thứ chậm, làm trách nhiệm mờ đi và tạo ra cái gọi là đồng thuận giả (groupthink, tức mọi người gật theo nhau chứ không ai thật sự phân tích). Trong bất kỳ buổi làm việc nào về thương hiệu, câu hỏi đúng không phải "mời ai cho đủ mặt" mà là "ai thật sự cần có mặt để buổi này ra được quyết định."
Hai loại mục đích, hai cách tính người
Trước khi đếm đầu người, Anh Chị cần xác định buổi làm việc này thuộc loại nào.
- Buổi ra quyết định: cần người có thẩm quyền và người nắm dữ kiện. Số người nên đủ nhỏ để ai cũng thật sự lên tiếng, không phải ngồi cho có mặt.
- Buổi khơi ý tưởng hoặc lấy tiếng nói rộng: có thể đông hơn, nhưng cần chia tổ nhỏ để thảo luận rồi mới gộp lại, không nhồi tất cả vào một vòng nói chuyện.
Nhầm hai loại này với nhau là lỗi phổ biến nhất. Buổi ra quyết định mà mời như buổi truyền thông thì cuối buổi không ai chốt được gì cả.
Số đường giao tiếp tăng theo cấp số nhân
Khi thêm một người vào phòng, số lượng đường giao tiếp giữa các thành viên không tăng thêm một, mà tăng theo cấp số nhân. Ba người có ba đường giao tiếp. Bốn người có sáu. Sáu người có mười lăm. Điều này có nghĩa là mỗi người thêm vào sẽ làm buổi phức tạp hơn theo chiều sâu, không phải chỉ cộng thêm một tiếng nói.
Vì vậy, mỗi người được mời vào phòng phải kéo được phần việc của mình: hoặc có dữ kiện người khác không có, hoặc có thẩm quyền quyết định một phần của vấn đề. Nếu họ chỉ ngồi nghe thì nên chuyển sang nhóm được báo kết quả sau buổi, không phải nhóm ngồi cùng phòng.
Khi nào chọn hướng nào
Chấp nhận nhóm rộng hơn khi: cần khơi nhiều góc nhìn từ các phòng ban khác nhau, hoặc cần sự đồng thuận thật sự từ nhiều bên trước khi ra quyết định. Nhưng ngay cả khi đó, nên chia tổ nhỏ thảo luận riêng rồi mới tổng hợp, không để cả phòng đông người nói chung một vòng.
Nếu tổ chức lớn, muốn nhiều tiếng nói tham gia, Sinh Vũ đề xuất cấu trúc tách lớp: một vòng cốt lõi ít người để chốt phương hướng, các vòng phụ để lấy ý kiến trước và truyền đạt kết quả sau.
Giá trị cốt lõi của nguyên tắc nhóm nhỏ là giữ nhóm đủ nhỏ để tránh đồng thuận giả và duy trì tốc độ ra quyết định.
Diễn giải thực hành từ Amazon, J. Richard Hackman (Leading Teams, Harvard Business School Press)
Lỗi thường gặp khi mời người vào phòng
- Mời cho đủ mặt, đủ lòng: phòng hai mươi người mà chỉ năm người thật sự lên tiếng. Mười lăm người còn lại ngồi mất thời gian và làm năm người kia e dè hơn khi phát biểu.
- Nhầm buổi ra quyết định với buổi truyền thông: biến workshop (buổi làm việc có cấu trúc để ra kết quả) thành cuộc họp một chiều, ai cũng đến nhưng không ai chịu trách nhiệm quyết định.
- Chọn số chẵn khi cần dứt điểm: nếu có khả năng cần bỏ phiếu hoặc chốt giữa hai hướng, số lẻ người ra quyết định giúp tránh tình huống chia đôi không ai thắng.
- Để sếp lớn ngồi im và quan sát: khi có người có quyền lực cao ngồi trong phòng mà không tham gia rõ vai trò, những người còn lại thường tự kiểm duyệt ý kiến thay vì nói thật.
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ không nhận workshop nhóm trên mười hai người vì kinh nghiệm vận hành cho thấy qua ngưỡng đó chất lượng thảo luận giảm rõ và khó giữ mọi người bám vào dữ kiện thay vì phát biểu theo cảm tính hoặc theo người có quyền lực nhất trong phòng. Đây là giới hạn vận hành của Sinh Vũ dựa trên thực tế làm việc, không phải ngưỡng phổ quát áp dụng cho mọi tổ chức.
Điều Sinh Vũ quan tâm không phải con số cụ thể mà là nguyên tắc: mỗi ghế trong phòng phải có lý do. Nếu Anh Chị không thể trả lời được "người này cần ngồi đây vì họ có thông tin hoặc thẩm quyền gì," thì người đó nên ở vòng ngoài, không phải vòng trong.
Checklist quyết định
Chủ đề: Bao nhiêu người là vừa trong một buổi tư vấn thương hiệu. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
What is two pizza rule, TechTarget; J. Richard Hackman, Leading Teams (Harvard Business School Press); Sam Kaner, Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making; kinh nghiệm vận hành thực tế của Sinh Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc muốn cho cả team marketing và team bán hàng cùng vào ngồi cho đủ tiếng nói. Có nên không?
Tiếng nói rộng là tốt, nhưng thu thập tiếng nói và ra quyết định là hai việc khác nhau và không nên nhét vào cùng một buổi. Cách hiệu quả hơn là Sinh Vũ làm một vòng phỏng vấn hoặc khảo sát ngắn với team trước, tổng hợp lại, rồi buổi chính chỉ giữ những người có thẩm quyền chốt. Như vậy tiếng nói vẫn được lắng nghe mà buổi làm không bị loãng.
Anh là chủ doanh nghiệp nhỏ, chỉ có mình anh và một người phụ trách marketing. Hai người có đủ không?
Hai người hoàn toàn đủ nếu cả hai đều có dữ kiện và thẩm quyền quyết định. Thực ra buổi nhỏ như vậy thường ra kết quả sắc nét hơn vì không mất thời gian đồng thuận. Điều Sinh Vũ cần là Anh đến với dữ kiện thật, không phải đến với nhiều người.