Quyết định không chết ở buổi làm, chết ở 90 ngày sau

Sau mỗi buổi tư vấn, Sinh Vũ thường hỏi khách một câu: "Ai trong đội sẽ là người nhắc lại quyết định này sau ba tuần?" Câu hỏi đó không phải lịch sự xã giao. Đó là cách Sinh Vũ kiểm tra xem quyết định vừa được chốt có thật sự sống sót qua tuần đầu tiên hay không. Kinh nghiệm cho thấy: phần lớn quyết định không chết vì sai, chúng chết vì bị quên.

Vì sao 90 ngày đầu là quãng nguy hiểm nhất

Sau buổi làm, mọi người ra về với năng lượng tốt, danh sách việc cần làm trong tay và ý chí khá cao. Nhưng ngay khi quay lại bàn làm việc, email, cuộc họp và khủng hoảng nhỏ hằng ngày lại ập vào. Những việc đã chốt bắt đầu lùi xuống, rồi lùi thêm, rồi biến mất.

Jeffrey Pfeffer và Robert Sutton gọi đây là "khoảng cách biết và làm" (knowing-doing gap): tổ chức biết phải làm gì nhưng không làm được, không phải vì thiếu thông tin mà vì thiếu cơ chế duy trì hành động. Khoảng cách này không tự đóng lại. Cần có ai đó, hoặc một cơ chế nào đó, cố tình giữ nó không giãn ra.

Sam Kaner, người đặt nền tảng cho thực hành tham dự ra quyết định hiện đại, nói rõ hơn: một buổi làm không kết thúc ở lúc ra quyết định mà ở lúc quyết định được thực thi một cách bền vững. Buổi tư vấn chỉ là điểm khởi đầu.

Các yếu tố để cân nhắc mức độ theo dõi

• Độ lớn và thời gian triển khai: Quyết định chiến lược kéo dài nhiều tháng, liên quan nhiều người cần theo dõi có cấu trúc. Quyết định một lần, gọn, ít người thực thi thì không cần bộ máy nặng.
• Năng lực tự giữ nhịp của đội: Đội đã quen tự chịu trách nhiệm, có người chủ động theo dõi nội bộ thì vai trò của người ngoài chỉ cần rất nhẹ. Đội chưa có thói quen đó thì người ngoài giúp ích rõ hơn.
• Số lượng người liên quan: Khi quyết định đòi hỏi sự phối hợp chéo giữa nhiều bộ phận, tính chịu trách nhiệm nội bộ thường yếu hơn. Ai cũng nghĩ người kia đang xử lý.
• Nguy cơ vướng phát sinh: Một số quyết định nhìn rõ lúc chốt nhưng lại gặp điểm mù khi triển khai thật. Theo dõi giúp phát hiện sớm và điều chỉnh trước khi trệch hướng quá xa.

Khi nào chọn mức nào

Lỗi thường gặp sau buổi làm

• Chốt xong, ai về nhà nấy: Không hẹn buổi rà nào, không cử ai giữ nhịp nội bộ. Quyết định lặng lẽ trôi trong hai tuần đầu và không ai để ý.
• Theo dõi quá dày thành gánh nặng: Họp nhiều quá, đội thấy phiền hơn là được giúp. Theo dõi mà không gỡ vướng thật thì chỉ là họp thêm cho có.
• Chỉ hỏi "xong chưa" mà không gỡ: Khi việc kẹt, câu hỏi đúng không phải "xong chưa" mà là "kẹt ở đâu và cần gì để tiếp tục". Theo dõi mà không đi kèm với hỗ trợ thật thì khách không có lý do để mang vướng mắc ra nói.
• Nghĩ theo dõi là việc của người ngoài: Người tư vấn có thể giữ khung và gỡ vướng kỹ thuật, nhưng không thể thay thế người nội bộ chịu trách nhiệm đẩy việc mỗi ngày. Hai vai này cần cùng lúc.

Rà lại việc kỳ trước ở đầu mỗi buổi tạo ra tính chịu trách nhiệm. Không có cơ chế đó, mọi danh sách việc cần làm chỉ là danh sách ý định.

Chuẩn thực hành theo dõi action items, Convene

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ đưa hạng mục đồng hành theo dõi thực thi vào gói tư vấn từ đầu, không phải như một dịch vụ thêm tùy chọn. Lý do đơn giản: Sinh Vũ coi 90 ngày sau buổi làm là quãng quyết định dễ trôi nhất và không muốn để khách một mình ở đó khi mọi thứ đang quan trọng nhất.

Cụ thể, đồng hành của Sinh Vũ gồm các buổi kiểm tra tiến độ thật, không phải họp lấy lệ. Mỗi buổi có ba việc: xem cái gì đang chạy đúng hướng, tìm cái gì đang kẹt và gỡ nó, điều chỉnh hướng nếu thực tế khác với lúc chốt. Kèm theo là một kênh hỏi đáp để Anh/Chị không cần chờ đến buổi họp mới có thể hỏi khi gặp điểm mù.

Ở mức đồng hành theo quý hoặc theo năm, Sinh Vũ giữ vai cố vấn cấp cao cho các ngã rẽ lớn của thương hiệu, không phải người nhắc việc hằng ngày. Hai vai đó khác nhau và Anh/Chị nên biết mình đang cần cái nào.