Workshop không làm được những việc này
Trước khi đặt lịch, hãy biết chính xác workshop có thể và không thể làm gì cho tổ chức của bạn.
Workshop điều phối giúp một nhóm người cùng nhìn một bức tranh rồi ra quyết định, nhưng nó không tự tạo ra thẩm quyền, không giải quyết mâu thuẫn lợi ích, và không bù được dữ liệu còn thiếu. Nếu vấn đề thật nằm ở cơ cấu hay ở người chưa chịu quyết, thêm một buổi workshop sẽ không thay đổi được điều đó. Biết rõ ranh giới này là điều kiện để dùng đúng công cụ, đúng thời điểm.
- nguoi quyet co mat, du kien du, viec can giup nhom cung thay mot buc tranh roi chot
- chua co nguoi du tham quyen quyet trong phong
- mau thuan that nam o loi ich hay co cau chu khong o cach ban
- thieu nguoi du tham quyen trong phong
- mau thuan that la co cau khong phai tien trinh
- thieu du lieu nen cho quyet dinh
Workshop điều phối là công cụ mạnh, nhưng chỉ khi dùng đúng chỗ. Vấn đề không phải là công cụ tốt hay xấu, mà là kỳ vọng có khớp với thứ công cụ đó thật sự làm được không. Sinh Vũ gặp không ít trường hợp khách rời buổi workshop với cảm giác phấn khởi, rồi ba tuần sau mọi thứ vẫn như cũ. Lý do thường không phải buổi làm tệ, mà là bài toán thật không nằm ở chỗ workshop có thể chạm tới.
Workshop làm được gì, và chỉ làm được vậy
Workshop điều phối (facilitated workshop, tức buổi làm việc có người dẫn dắt tiến trình) giúp một nhóm người cùng nhìn một bức tranh, sắp xếp ưu tiên, và ra quyết định trong thời gian có hạn. Nó tốt khi dữ kiện đã đủ, người ra quyết định có mặt trong phòng, và việc cần làm là giúp nhóm đi từ "nhiều góc nhìn" tới "một hướng chung".
Đó là toàn bộ phạm vi của nó. Không hơn.
Bốn việc workshop không làm được
- Không tạo ra thẩm quyền. Nếu người ra quyết định cuối không có mặt, hoặc chưa sẵn sàng chốt, buổi làm sẽ kết thúc bằng một danh sách ý kiến, không phải một quyết định. Điều phối viên (người dẫn dắt tiến trình) không thể buộc ai cam kết nếu họ không có quyền hoặc không muốn.
- Không xóa được mâu thuẫn lợi ích. Nếu hai bộ phận đang cạnh tranh ngân sách hoặc vùng ảnh hưởng, không khí cởi mở trong buổi workshop không giải quyết được điều đó. Mâu thuẫn lợi ích cần can thiệp ở tầng cơ cấu, không phải tiến trình thảo luận.
- Không thay thế dữ liệu còn thiếu. Nếu nhóm chưa có đủ thông tin để ra quyết định, dành bốn tiếng cùng nhau thảo luận sẽ chỉ tạo ra sự đồng thuận dựa trên phỏng đoán. Đó không phải quyết định, đó là rủi ro tập thể.
- Không bảo đảm thực thi. Buổi kết thúc, mọi người về bàn làm việc của mình. Nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể, mốc kiểm tra và hệ thống theo dõi, thì không khí phấn khởi cuối buổi sẽ tắt trong vài ngày.
Một loại sự kiện không phải là một mục đích. Đừng bắt một buổi tụ họp gánh mọi thứ. Mục đích càng cụ thể thì buổi làm càng có sức.
Priya Parker, The Art of Gathering (Nghệ thuật tụ họp)
Lỗi hay gặp nhất
- Dùng workshop để né một quyết định cơ cấu mà lãnh đạo lẽ ra phải tự làm. Kết quả: mọi người cảm thấy đã được hỏi ý kiến, nhưng quyết định thật vẫn chưa xảy ra.
- Nhầm "không khí phấn khởi cuối buổi" là "đã có đồng thuận thật". Hai thứ này rất khác nhau. Đồng thuận thật cần người có thẩm quyền xác nhận và hệ thống theo dõi sau đó.
- Bắt một buổi vừa động viên tinh thần vừa chốt chiến lược. Hai mục đích này cần thiết kế khác nhau và thường cản nhau nếu ghép chung.
- Làm workshop khi vấn đề thật là cơ cấu: phân vai chưa rõ, quy trình ra quyết định chưa có, hoặc lãnh đạo chưa đồng thuận ở tầng nền.
Tình huống A: Nhóm lãnh đạo đã có dữ liệu nghiên cứu thị trường, cần cùng nhau ưu tiên ba hướng phát triển trong năm tới, và giám đốc điều hành có mặt để chốt. Đây là bài toán workshop giải được tốt.
Tình huống B: Hai phòng ban đang mâu thuẫn về ngân sách, chưa ai rõ ai quyết, và lãnh đạo muốn "để mọi người tự thống nhất". Đây là bài toán cơ cấu, không phải bài toán tiến trình. Workshop ở đây sẽ tạo ra cuộc trò chuyện lịch sự, không tạo ra giải pháp.
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ nói thẳng ranh giới này ngay từ cuộc gặp đầu tiên. Sinh Vũ chỉ nhận làm workshop chiến lược khi có quyết định cụ thể cần ra, và người ra quyết định cuối phải có mặt hoặc có cơ chế chốt rõ ràng trong cùng ngày. Không nhận buổi động viên tinh thần, không nhận buổi "để mọi người cảm thấy được lắng nghe" mà không có đầu ra thật.
Nếu Anh/Chị đến gặp Sinh Vũ và sau khi nghe bài toán, Sinh Vũ thấy vấn đề thật nằm ở cơ cấu hay ở người chưa chịu quyết, Sinh Vũ sẽ nói trước để Anh/Chị xử lý điều kiện đó trước. Tiêu tiền vào một buổi không thể thành là điều Sinh Vũ muốn tránh cho cả hai phía.
Ranh giới này không phải khắt khe. Đó là cách giữ cho công cụ còn có giá trị khi dùng đúng chỗ.
Checklist quyết định
Chủ đề: Workshop này không giải quyết việc gì. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
The Limits of Facilitation, HFX Training; Priya Parker, The Art of Gathering (Nghệ thuật tụ họp).
Câu hỏi thường gặp
Chúng tôi đã làm workshop rồi nhưng sau đó không ai thực thi. Tại sao?
Workshop tạo ra định hướng và đồng thuận trong phòng, nhưng không tự bảo đảm việc thực thi sau đó. Nếu không có hệ thống theo dõi, người chịu trách nhiệm cụ thể và mốc kiểm tra rõ ràng, thì không khí phấn khởi cuối buổi sẽ tắt dần sau vài ngày. Phần thực thi là công việc quản trị, không phải công việc của buổi workshop.
Chúng tôi có mâu thuẫn nội bộ, làm workshop có giúp được không?
Tùy vào gốc rễ của mâu thuẫn. Nếu nhóm chưa cùng nhìn thấy một bức tranh hay chưa có cơ hội nói thật, workshop điều phối tốt có thể giúp. Nhưng nếu mâu thuẫn xuất phát từ lợi ích lệch nhau hoặc từ cơ cấu quyền lực chưa rõ, workshop không giải quyết được, thậm chí có thể tạo cảm giác đã giải quyết trong khi gốc rễ vẫn còn đó. Lúc đó cần can thiệp ở tầng cơ cấu trước.