Tự làm Canva hay thuê ngoài
Câu hỏi không phải công cụ nào tốt hơn, mà là khâu nào đội tự làm được và khâu nào nếu tự làm sẽ ra thứ gây hại cho thương vụ.
Đội tự làm Canva là đủ khi đã có nền nhận diện rõ, có bản mẫu khóa sẵn bố cục, và tài liệu không phải gánh khoảnh khắc chốt đơn lớn. Phải thuê ngoài khi cần đặt nền từ đầu, cần mạch kể bán hàng mạch lạc, hoặc cần file chuẩn in để không mất uy tín trước hội đồng mua. Ranh giới thực tế là: dựng nền và khóa chuẩn nên thuê, còn chỉnh chữ và nhân bản trên nền đó thì đội tự làm.
- Một người marketing rành công cụ, nhận diện rõ
- Tài liệu nội bộ và mạng xã hội nhịp thường
- Đã có nền và muốn tự nhân bản hằng ngày
- Cần đặt nền bản mẫu lần đầu từ trắng
- Cần deck có mạch kể chốt đơn
- Cần đồng bộ nhiều người nhiều điểm bán
Câu trả lời không nằm ở chỗ công cụ nào tốt hơn. Canva là công cụ bình thường, Figma là công cụ bình thường. Vấn đề là khâu nào trong quy trình làm sales kit (bộ tài liệu bán hàng) thì đội tự xử lý được mà không gây hại, và khâu nào nếu tự làm sẽ ra thứ lệch chuẩn đủ để mất uy tín trước khách hàng.
Ranh giới thực tế
Có hai khâu tách biệt trong việc làm sales kit. Khâu đầu là dựng nền: đặt bố cục, chọn hệ màu, khoá phông chữ, viết mạch kể từ trang mở đến trang chốt. Khâu sau là nhân bản: thay số liệu, cập nhật hình ảnh, điều chỉnh theo từng khách hàng cụ thể.
Đội tự làm Canva hiệu quả ở khâu nhân bản khi đã có bản mẫu (template) khóa bố cục sẵn. Nhưng nếu bản mẫu đó chưa có, hoặc chưa được khóa đúng cách, mỗi người trong đội sẽ tự dựng theo cách của mình. Kết quả là tài liệu ra đúng nội dung nhưng không nhận ra cùng một thương hiệu.
Bốn yếu tố cần kiểm trước khi quyết định
- Đã có nền nhận diện và bản mẫu chưa. Nếu chưa, tự làm từ trắng sẽ ra tài liệu ngẫu hứng, không phải thương hiệu.
- Trong đội có người đủ tay nghề và đủ thời gian không. Hai điều kiện này phải cùng đáp ứng. Có tay nghề mà không có thời gian thì tài liệu vẫn không ra đúng lúc.
- Tài liệu đang phục vụ khoảnh khắc nào. Tài liệu nội bộ và bài đăng mạng xã hội nhịp thường thì sai sót nhỏ không quá đắt. Deck (bộ slide thuyết trình) trình trước hội đồng mua thì một trang lệch chuẩn đủ để mất điểm tin cậy.
- Chi phí ẩn của thời gian sales. Theo Gartner, người bán hàng mất khoảng một phần ba thời gian để tìm và tự tạo nội dung. Bắt sales tự dựng tài liệu từ đầu là lấy đi thời gian bán mà vẫn ra kết quả lệch chuẩn.
Khi nào chọn hướng nào
Tự làm Canva là đủ khi: có một người marketing rành công cụ, nhận diện thương hiệu đã rõ, bản mẫu đã được khóa bố cục sẵn, và tài liệu chỉ phục vụ kênh nội bộ hoặc nội dung mạng xã hội nhịp thường.
Nên thuê ngoài khi: cần đặt nền bản mẫu lần đầu, cần deck có mạch kể rõ từ vấn đề đến giải pháp đến hành động, cần file chuẩn in đúng kỹ thuật, hoặc cần đồng bộ nhiều người ở nhiều điểm bán mà không để mỗi người làm một kiểu.
Mô hình phổ biến và hợp lý nhất là mô hình lai: thuê ngoài dựng nền và khóa chuẩn một lần, sau đó đội tự nhân bản và chỉnh hằng ngày trên nền đó. Chi phí tập trung vào khâu tạo ra giá trị lâu dài, không rải đều vào việc đội lặp đi lặp lại từ trắng.
Lỗi thường gặp
- Đội tự làm từ trắng, không có bản mẫu, mỗi người dùng một phông một màu. Tài liệu ra đủ thông tin nhưng không nhận ra cùng một công ty.
- Thuê ngoài cả những việc lẽ ra đội tự chỉnh được trên bản mẫu có sẵn. Đội lệ thuộc dài hạn và tốn kém không cần thiết.
- Mua Canva Pro nhưng không ai trong đội có thời gian ngồi làm. Kho mẫu bỏ không, chi phí đăng ký chạy đều.
Giá trị của việc thuê ngoài nằm ở khâu dựng nền và khóa bản mẫu. Phần chỉnh chữ đổi ảnh trên nền đã khóa thì đội tự làm rẻ hơn và nhanh hơn.
Sinh Vũ, Dịch vụ P5
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ nói thẳng: nếu Anh / Chị có một người rành Canva, nhận diện đã rõ, và tài liệu không phải gánh thương vụ lớn thì chưa cần thuê Sinh Vũ. Đây không phải khiêm tốn, đây là giới hạn dịch vụ Sinh Vũ ghi rõ.
Giá trị Sinh Vũ đặt ra nằm ở việc dựng nền bản mẫu, khóa bố cục, và bàn giao kèm đào tạo để đội tự vận hành lâu dài. Không phải làm hộ mãi mỗi khi cần thêm trang.
Một điểm Sinh Vũ cũng nói trước: nếu trong đội không có ai dùng được Canva hoặc Figma, buổi đào tạo bàn giao sẽ bỏ phí. Trường hợp đó cần bàn thêm về cách vận hành thực tế trước khi ký kết, không phải sau.
Checklist quyết định
Chủ đề: Tự làm Canva hay thuê ngoài sales kit. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Gartner, Seller Time Spend Assessment. Sinh Vũ, Dịch vụ P5 (Counterpoint và Boundaries).
Câu hỏi thường gặp
Đội có một người rành Canva, có cần thuê ngoài không?
Chưa cần, nếu nhận diện đã rõ và tài liệu chỉ phục vụ kênh nội bộ hoặc mạng xã hội nhịp thường. Điều kiện để tự làm tốt là có bản mẫu khóa bố cục để người đó làm theo, không phải dựng lại từ đầu mỗi lần. Nếu bản mẫu đó chưa có, đó là khâu nên thuê.
Thuê ngoài xong, đội có tự vận hành được không hay lại phụ thuộc dài hạn?
Phụ thuộc vào cách bàn giao. Sinh Vũ bàn giao kèm đào tạo để đội tự chỉnh và nhân bản trên nền đã khóa, không làm hộ mãi. Nếu trong đội không có ai dùng được Canva hoặc Figma, Sinh Vũ sẽ nói thẳng trước để không lãng phí buổi đào tạo.