Tại sao bảng giá và điều khoản không nên in vào brochure

Lý do phổ biến nhất khiến một bộ brochure đắt tiền trở thành rác chỉ sau vài tháng không phải vì thiết kế lỗi thời, mà vì giá đổi. Hoặc khuyến mãi kết thúc. Hoặc điều khoản được pháp chế yêu cầu sửa. Khi toàn bộ nội dung đóng chung vào một bản in, chỉnh một dòng đồng nghĩa bỏ cả kho. Đây là lỗi cấu trúc, không phải xui xẻo.

Nội dung nào bền, nội dung nào biến động

Trước khi quyết định in cái gì, Anh Chị cần phân loại nội dung theo vòng đời thực tế của nó, không phải theo cảm tính.

• Bền theo thời gian: câu chuyện thương hiệu, giá trị cốt lõi, năng lực đội ngũ, danh mục dự án tiêu biểu, cách làm việc. Những thứ này đổi chậm, có thể in.
• Biến động trong vòng đời ấn phẩm: bảng giá, gói dịch vụ, khuyến mãi theo mùa, thông số kỹ thuật sản phẩm, điều khoản hợp đồng, chính sách bảo hành. Những thứ này không nên in chung.

Quy tắc đơn giản để kiểm tra: nếu nội dung đó có khả năng thay đổi trong vòng 12 đến 18 tháng, nó thuộc nhóm biến động. Không chắc thì tách ra cho an toàn.

Ba cách tách mà vẫn chuyên nghiệp

Rủi ro khi không tách

Anh Chị có thể đang chịu ít nhất một trong các tình huống sau mà chưa nhận ra:

• Bản in đang lưu hành ghi giá cũ, đội sales phải giải thích chênh lệch với khách, tạo ra sự lúng túng không đáng có.
• Nhiều người trong đội giữ nhiều phiên bản bảng giá khác nhau, không ai chắc cái nào là bản mới nhất.
• Điều khoản pháp lý đã được pháp chế cập nhật nhưng bản in cũ vẫn đang phát cho khách, tạo rủi ro không đáng về sau.
• Một lần in lớn để tiết kiệm đơn giá, nhưng vài tháng sau phải bỏ phần lớn vì nội dung thay đổi.

Nội dung nên được tổ chức thành các khối mô-đun (modular building blocks) có thể lắp ráp linh hoạt theo ngữ cảnh. Khối biến động tách khỏi khối bền để cập nhật độc lập.

Gartner, Modernizing Sales Enablement Content

Góc nhìn của Sinh Vũ

Khi thiết kế Sales Kit, Sinh Vũ phân định ngay từ đầu: phần nào làm bản mẫu tái dùng, phần nào bền để đưa vào bản in, phần nào biến động để tách ra lớp số hoặc bản mẫu tự chỉnh. Mục tiêu là để đội của Anh Chị cập nhật được phần hay đổi mà không cần quay lại studio mỗi lần.

Về điều khoản pháp lý: Sinh Vũ lo phần trình bày và cấu trúc, còn nội dung điều khoản cụ thể phải do Anh Chị và bộ phận pháp chế chốt. Sinh Vũ không cam kết về tính pháp lý của nội dung, và đây là điểm Anh Chị nên kiểm soát trực tiếp.

Về chi phí in: đơn giá in rẻ hơn khi số lượng lớn, nhưng nếu phần biến động bị đóng chung vào, số lượng lớn chính là rủi ro lớn. Tách cấu trúc ngay từ đầu giúp Anh Chị in phần bền với số lượng tốt, còn phần biến động in nhỏ và linh hoạt hơn.