Bảng hay biểu đồ: chọn theo nhiệm vụ

Quyết định này không phụ thuộc vào thị hiếu thẩm mỹ. Nó phụ thuộc vào một câu hỏi duy nhất: người đọc trang này cần làm gì với dữ liệu, thấy thông điệp hay tra con số? Trả lời được câu đó, Anh / Chị sẽ biết ngay nên dùng hình thức nào.

Hai nhiệm vụ khác nhau

Biểu đồ và bảng phục vụ hai mục đích khác nhau hoàn toàn. Theo nguyên tắc được tổng kết trong Storytelling with Data của Cole Nussbaumer Knaflic: biểu đồ dành cho xu hướng và quan hệ, bảng dành cho độ chính xác và tra cứu giá trị cụ thể. Hai hình thức này không cạnh tranh nhau. Chúng phục vụ hai loại người đọc khác nhau trong cùng một tài liệu.

• Biểu đồ giúp mắt nhận ra xu hướng theo thời gian, so sánh các hạng mục, tỷ trọng cấu phần, hoặc mối tương quan giữa hai biến số trong vài giây mà không cần đọc từng ô.
• Bảng giúp người đọc tra đúng một con số, đối chiếu các giá trị theo nhiều tiêu chí, hoặc kiểm tra tính chính xác khi tài liệu có yêu cầu pháp lý hay kiểm toán.

Khi nào chọn biểu đồ

Anh / Chị nên cân nhắc chuyển bảng sang biểu đồ khi gặp các tình huống sau:

• Dữ liệu theo thời gian cần thể hiện xu hướng tăng, giảm, hoặc biến động.
• So sánh vài hạng mục để thấy hạng mục nào nổi bật hơn.
• Tỷ trọng của các thành phần trong một tổng thể, ví dụ cơ cấu doanh thu theo kênh.
• Dữ liệu cần tạo quyết định nhanh trong buổi họp hoặc trình chiếu, khi người xem không có thời gian đọc bảng.

Một biểu đồ chỉ tải được một thông điệp chính. Nếu Anh / Chị cố nhồi bốn, năm thông điệp vào cùng một biểu đồ thì người xem sẽ không đọng lại được gì. Dọn bỏ đường lưới, viền và trang trí thừa để mắt tập trung vào dữ liệu. Đặt nhãn ngay cạnh dòng dữ liệu thay vì để chú thích rời ở góc, người đọc bớt phải liên kết bằng mắt.

Khi nào giữ nguyên bảng

Có những tình huống mà bảng là lựa chọn đúng, dù biểu đồ trông hấp dẫn hơn:

• Báo cáo tài chính, số liệu kiểm toán, hợp đồng: người đọc cần đối chiếu từng con số gốc chính xác.
• Bảng giá hoặc thông số kỹ thuật: người đọc tra cứu một ô cụ thể, không cần nhìn toàn cảnh.
• Dữ liệu có nhiều đơn vị đo khác nhau trong cùng một khối, ví dụ đồng, phần trăm, và số lượng đơn hàng trên cùng một hàng.
• Tài liệu để đối chiếu nội bộ, nơi đội tài chính cần số nguyên bản chứ không cần hình ảnh minh hoạ.

Edward Tufte, được dẫn lại trong Storytelling with Data, khẳng định: bảng là cách tốt nhất để hiển thị giá trị số chính xác, kể cả khi biểu đồ trông hấp dẫn hơn. Đổi số kiểm toán thành biểu đồ tròn là một lỗi thường gặp vì nó làm mất con số gốc mà người kiểm cần đối chiếu.

Lỗi thường gặp

• Bê nguyên bảng Excel mười cột vào slide: chữ quá nhỏ, không ai đọc được, không có thông điệp nào nổi lên.
• Vẽ biểu đồ ba chiều hoặc có đổ bóng: nhìn ấn tượng nhưng làm sai cảm nhận tỷ lệ, người đọc hiểu nhầm độ lớn giữa các cột.
• Nhồi bốn đến năm thông điệp vào một biểu đồ: người xem không biết tập trung vào đâu và không nhớ được gì sau khi rời phòng họp.
• Xoá bảng gốc sau khi đã làm biểu đồ: đội tài chính mất bản để đối chiếu, phải mất công dựng lại.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không chọn biểu đồ vì đẹp. Câu hỏi đầu tiên luôn là: trang này người đọc cần thấy gì hay cần tra gì? Số nào là thông điệp thì lên biểu đồ nổi bật, đặt ở thân bài, một biểu đồ một thông điệp. Số nào là bằng chứng chi tiết thì gom vào bảng phụ lục và giữ bản gốc để đội tài chính đối chiếu khi cần.

Một tài liệu trình bày tốt thường dùng cả hai hình thức theo phân tầng: biểu đồ dẫn dắt người đọc qua câu chuyện dữ liệu ở phần chính, bảng số liệu đầy đủ nằm yên ở phụ lục cho ai muốn kiểm tra. Đây không phải là làm thêm việc, mà là phân vai đúng cho từng hình thức.

Bảng là cách tốt nhất để hiển thị giá trị số chính xác, kể cả khi biểu đồ trông hấp dẫn hơn.

Edward Tufte, dẫn qua Storytelling with Data, Cole Nussbaumer Knaflic