Có cần bản mẫu gốc để đội tự dựng tài liệu về sau

Master template (bản mẫu gốc) không phải thứ mọi dự án đều cần. Nó chỉ đáng đầu tư khi đội của Anh Chị sẽ còn dựng tài liệu mới về sau và nhiều người cùng nhúng tay vào. Nếu điều đó đúng, đây là khoản đầu tư cho sự tự chủ lâu dài. Nếu không, nó chỉ là chi phí thừa.

Template thật ra giải quyết bài toán gì

Vấn đề không phải là thiếu file đẹp. Vấn đề là khi nhiều người khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau, cùng tạo tài liệu mang tên doanh nghiệp thì sẽ có người dùng sai màu, thay phông, dịch chuyển bố cục và sau vài tháng cả đống tài liệu trông như của bốn công ty khác nhau làm ra.

Cách quản trị thương hiệu hiệu quả là đặt luật ngay trong công cụ mọi người dùng hàng ngày, để tuân thủ chuẩn trở thành con đường ít trở ngại nhất, không phải một bước thêm mà người dùng phải cố tình chọn. Master template làm đúng việc đó: nó không nhắc nhở, nó khoá.

Gắn luật thương hiệu vào chính công cụ để làm đúng trở thành đường dễ đi nhất.

Brand Governance Framework, Marq

Các yếu tố cần cân nhắc

• Tần suất dựng tài liệu mới: đội ra hồ sơ năng lực, mẫu đề xuất, slide hàng quý thì càng đáng có template. Chỉ làm đúng một tài liệu duy nhất thì không cần.
• Số người thực hiện: một người làm thì tự nhớ chuẩn được. Ba người trở lên thì cần khuôn để không mỗi người một kiểu.
• Mức luân chuyển nhân sự: nhân sự thay thường xuyên, chi nhánh nhiều thì rủi ro lệch chuẩn càng cao, template càng cần thiết.
• Năng lực dùng công cụ của đội: nếu đội chưa quen phần mềm, template phải kèm đào tạo, không thì bỏ xó.
• Chi phí dựng khuôn so với giá trị nhất quán dài hạn: dựng template tốn thêm thời gian ban đầu nhưng giảm chi phí hiệu chỉnh về sau nếu tần suất dùng đủ cao.

Khi nào nên và không nên đầu tư

Lỗi thường gặp khi triển khai template

• Không kèm đào tạo: template về tay đội nhưng không ai hiểu phần nào giữ, phần nào sửa. Vài tuần sau quay lại nhờ studio làm hộ, template bỏ xó.
• Mở toang mọi thứ: ai cũng sửa được màu và phông nên sau vài tháng mỗi người một phiên bản, chuẩn thương hiệu tan rã từ bên trong.
• Khóa chặt quá mức: đội không điền nổi nội dung cơ bản vì mọi vùng đều bị khoá, phải quay lại studio cho từng lần cập nhật nhỏ.
• Nhầm template với file đẹp: template không phải file thiết kế hoàn chỉnh để in ra. Nó là khuôn có cấu trúc rõ ràng: vùng bắt buộc và vùng linh hoạt phải được phân tách ngay từ bản thiết kế.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Trong các dự án dài, Sinh Vũ dựng master template như một khoản đầu tư cho sự tự chủ của đội: kèm một buổi đào tạo ngắn để họ tự thêm trang, đổi hồ sơ dự án và cập nhật số liệu mà vẫn giữ đúng chuẩn thương hiệu. Phần được khoá cứng là màu sắc, mã màu và phông chữ. Phần mở là nội dung, hình ảnh dự án, số liệu cập nhật.

Sinh Vũ nói thẳng với Anh Chị: nếu Anh Chị chỉ cần một tài liệu duy nhất thì đừng trả thêm cho khoản này. Template chỉ đáng tiền khi có nhịp dựng tài liệu lặp lại. Câu hỏi Anh Chị cần trả lời trước là: đội sẽ dựng bao nhiêu tài liệu mới trong năm tới và bao nhiêu người sẽ cùng thực hiện. Hai con số đó quyết định gần hết.