Đặt buổi đào tạo cho đội: khi nào đáng tiền
Một buổi đào tạo biến bản mẫu gốc từ file tĩnh thành năng lực đội tự dùng, nhưng chỉ khi đội thật sự cần tự đi tiếp.
Đáng tiền nếu đội Anh Chị sẽ còn tự thêm trang, đổi số liệu hoặc nhân bản tài liệu về sau. Buổi đào tạo là thứ kích hoạt bản mẫu gốc từ chỗ 'có nhưng không ai dám đụng' thành công cụ đội thật sự dùng được. Ngược lại, nếu tài liệu chỉ làm một lần và không ai đụng tới nữa, đào tạo là khoản thừa.
- đội tự thêm trang và đổi số liệu định kỳ
- tài liệu làm một lần chưa cần đào tạo
- gộp đào tạo với bản mẫu gốc để phát huy
- nhận bản mẫu gốc bỏ đào tạo rồi đội không dám sửa
- đào tạo một người rồi người đó nghỉ
Câu hỏi này Sinh Vũ gặp thường xuyên: Anh Chị nhận bản mẫu tài liệu xong, phân vân không biết có nên trả thêm cho buổi đào tạo hay không. Câu trả lời không phải "nên" hay "không nên" mặc định, mà phụ thuộc vào một điều duy nhất: sau khi bàn giao, đội Anh Chị có tự vận hành tài liệu đó không?
Đào tạo làm được điều gì
Bản mẫu gốc tốt sẽ khóa sẵn phần cố định như màu sắc, font chữ, bố cục chính, và mở phần linh hoạt cho đội điền nội dung. Nhưng chỉ có file thôi chưa đủ. Nếu không ai trong đội biết cách thao tác đúng, bản mẫu sẽ nằm yên trong thư mục chia sẻ và mỗi lần cần sửa thì Anh Chị lại gọi studio.
Buổi đào tạo giải quyết đúng điểm đó: đội học cách thêm trang mới, thay số liệu, nhân bản hồ sơ dự án cho khách hàng khác, mà vẫn giữ đúng chuẩn thương hiệu (on-brand, tức là đúng hệ màu, font, khoảng cách đã thiết lập). Đó là thứ cắt được sự lệ thuộc vào studio cho mọi lần sửa nhỏ.
Khi nào nên đặt, khi nào chưa cần
Nên đặt đào tạo khi:
- Đội sẽ tự thêm trang, đổi số liệu hoặc nhân bản tài liệu định kỳ, ví dụ đề xuất dịch vụ, hồ sơ năng lực, báo cáo nội bộ.
- Anh Chị có bản mẫu gốc đã được thiết lập cấu trúc rõ ràng, có chỗ để đội thao tác.
- Nhiều người trong đội sẽ cùng dựng tài liệu, rủi ro trôi chuẩn thương hiệu cao nếu mỗi người làm một kiểu.
Chưa cần đào tạo khi:
- Tài liệu làm một lần, không tái sử dụng, không ai đụng tới sau khi phát hành.
- Chưa có bản mẫu gốc, vì đào tạo không có mẫu để thao tác thì gần như chỉ là lý thuyết.
- Đội hiện tại đã thành thạo công cụ và đã làm việc với bản mẫu tương tự trước đây.
Lỗi thường gặp khi bỏ qua đào tạo
- Nhận bản mẫu nhưng bỏ đào tạo: Đội không ai dám sửa vì sợ làm hỏng cấu trúc, cuối cùng quay lại gọi studio mỗi lần cần thay vài dòng chữ.
- Đào tạo một người rồi người đó nghỉ: Năng lực mất theo người, đội còn lại không ai biết cách vận hành, phải học lại từ đầu.
- Không có tài liệu hướng dẫn kèm theo: Sau vài tháng đội quên quy trình, không có gì để tra lại và dần làm sai chuẩn mà không hay.
- Đặt đào tạo cho tài liệu dùng một lần: Tốn chi phí và thời gian của đội mà kiến thức không được dùng tới.
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ thiết kế buổi đào tạo cho đúng tình huống đội sẽ tự đi tiếp: đội học cách tự thêm trang dự án mới, cập nhật danh mục dịch vụ, thay số liệu trong báo cáo, mà kết quả vẫn trông như được thiết kế chuyên nghiệp vì đang thao tác trong khung an toàn của bản mẫu.
Chính vì vậy Sinh Vũ thường bán bản mẫu gốc và buổi đào tạo cùng nhau, kèm thời gian hỗ trợ sau bàn giao để đội hỏi khi gặp tình huống thực tế. Tách hai thứ này ra thì cái còn lại đều giảm tác dụng: mẫu không được dùng đúng, hoặc đào tạo không có gì để luyện tập.
Chỉ đưa file mà không hướng dẫn thì chuẩn dễ trôi. Việc làm đúng phải dễ hơn làm sai.
Marq, Brand Governance
Nếu Anh Chị chắc chắn không ai trong đội sẽ tự sửa gì về sau, Sinh Vũ sẽ nói thẳng là không cần khoản đào tạo. Không có lý do gì để bán thứ Anh Chị không dùng tới.
Checklist quyết định
Chủ đề: Đặt buổi đào tạo cho đội có đáng tiền không. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Marq, Brand Governance; Marq, Brand Templating; Sinh Vũ, Dịch vụ P4 Tài liệu Doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ cần một người trong đội học có đủ không?
Đủ để khởi đầu, nhưng rủi ro cao nếu người đó nghỉ việc, vì năng lực sẽ mất theo. Sinh Vũ thường khuyến nghị ít nhất hai người cùng học để có người dự phòng. Nếu đội nhỏ chỉ có một người phụ trách, nên bổ sung tài liệu hướng dẫn từng bước để người mới có thể tự học lại sau.
Không có bản mẫu gốc thì đào tạo vẫn được không?
Được về mặt kỹ thuật, nhưng gần như không có tác dụng thực tế. Đào tạo cần một bản mẫu có cấu trúc sẵn để đội thao tác, nếu không thì buổi học chỉ là lý thuyết, về sau đội vẫn làm tự do và chuẩn thương hiệu sẽ trôi. Nên gộp bản mẫu gốc và buổi đào tạo thành một gói thay vì tách rời.