Ngân sách hợp lý cho từng loại tài liệu
Chi phí làm tài liệu không có một con số đúng cho mọi trường hợp, nhưng có nguyên tắc để Anh Chị quyết định đúng cho tình huống của mình.
Không có một mức ngân sách cố định vì số trang, số ngôn ngữ và mức tinh chỉnh nội dung khiến hai dự án cùng tên vẫn chênh nhau đáng kể. Nguyên tắc lành mạnh là đối chiếu chi phí tài liệu với mức đặt cược của nó: chi vài chục triệu cho tài liệu đi chốt hợp đồng lớn là hợp lý, còn chi bằng đó cho tài liệu nội bộ ít người đọc thì không. Hãy yêu cầu báo giá theo phạm vi cụ thể thay vì so một con số chung.
- ngân sách gọn một tài liệu một ngôn ngữ ít vòng sửa
- combo hai đến ba đầu ra có bản mẫu gốc
- trọn bộ báo cáo thường niên song ngữ nhiếp ảnh riêng
- lấy giá một tài liệu áp cho trọn bộ
- ép ngân sách quá thấp cho tài liệu đặt cược cao
Câu hỏi về ngân sách tài liệu thường đến kèm kỳ vọng có một con số chuẩn để đối chiếu. Sinh Vũ hiểu lý do, nhưng một con số như vậy không tồn tại và nếu ai đó đưa ra thì Anh Chị nên hỏi thêm. Ngân sách hợp lý là con số được tính từ phạm vi thực tế và mức đặt cược của từng tài liệu cụ thể.
Tại sao không có con số chuẩn
Hai dự án cùng tên "hồ sơ năng lực" có thể chênh nhau nhiều lần vì các yếu tố sau đây hoàn toàn khác nhau:
- Số trang và độ nặng số liệu cần xử lý
- Một hay nhiều ngôn ngữ, song ngữ Việt Anh làm tăng đáng kể khối lượng
- Nội dung đã có sẵn hay cần viết mới từ đầu
- Có ảnh thực tế riêng hay dùng ảnh stock (kho ảnh có phí)
- Cần bản mẫu gốc (template) để đội tự cập nhật sau không
- Số vòng chỉnh sửa và tốc độ cần giao
Mỗi biến số trên làm thay đổi khối lượng công việc thực tế. Vì vậy, một con số đơn lẻ trên mạng hoặc từ người quen không thể thay thế báo giá theo phạm vi cụ thể của dự án Anh Chị đang cần.
Nguyên tắc đối chiếu chi phí và đặt cược
Cách đúng nhất để đánh giá ngân sách có hợp lý không là đặt chi phí làm tài liệu cạnh giá trị mà tài liệu đó có thể giúp mở ra. Đây là nguyên tắc định giá theo giá trị mang lại, không phải định giá theo số giờ làm việc.
Chi phí tài liệu nên được đối chiếu với giá trị kinh doanh mà nó giúp mở ra, không phải với số giờ thực hiện.
AIGA - Pricing Models for Design Firms and Agencies
Áp dụng vào thực tế: nếu Anh Chị cần một bộ tài liệu để đi pitching một hợp đồng lớn hoặc gặp nhà đầu tư, chi phí làm nghiêm túc là đầu tư có căn cứ. Ngược lại, nếu tài liệu chỉ dùng nội bộ và ít người đọc, ép ngân sách thấp lại là lựa chọn hoàn toàn hợp lý.
Khung ba mức để ước lượng trước
Sinh Vũ phân chia dạng phân khúc để Anh Chị có điểm tham chiếu trước khi ngồi tư vấn. Ba mức này không phải con số cố định mà là hướng tiếp cận:
Ngân sách gọn: Một tài liệu, một ngôn ngữ, nội dung đã có sẵn, ít vòng chỉnh sửa. Phù hợp khi tài liệu phục vụ một mục đích hẹp, mức đặt cược không quá cao.
Ngân sách vừa: Combo hai đến ba đầu ra cho một chu kỳ, có bản mẫu gốc để đội tự dùng tiếp, có thể một phần nội dung cần viết lại. Phù hợp khi Anh Chị muốn đồng bộ nhiều đầu ra cùng lúc và tiết kiệm chi phí so với làm từng cái riêng.
Ngân sách lớn: Trọn bộ gồm báo cáo thường niên (annual report) dày, song ngữ Việt Anh, có ảnh thực tế riêng, có đào tạo đội dùng bản mẫu gốc. Phù hợp với doanh nghiệp ở giai đoạn cần tài liệu chuẩn để làm việc với đối tác quốc tế hoặc nhà đầu tư.
Hai khoản hay bị bỏ sót khi lập ngân sách: chi phí song ngữ và chi phí bản mẫu gốc để đội tự cập nhật sau. Cả hai không nhỏ và không được giấu trong báo giá của Sinh Vũ.
Lỗi thường gặp khi lập ngân sách tài liệu
- Lấy giá của một tài liệu đơn rồi áp cho cả bộ nhiều đầu ra, hoặc ngược lại
- So báo giá theo con số tuyệt đối mà không kiểm tra phạm vi kèm theo: hai báo giá cùng con số nhưng phạm vi khác nhau hoàn toàn
- Quên cộng chi phí song ngữ, bản mẫu gốc và đào tạo vào tổng ngân sách
- Ép ngân sách quá thấp cho tài liệu có mức đặt cược cao, dẫn đến kết quả không đủ chuẩn cho đúng thời điểm cần dùng
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ không đưa một con số cố định cho một loại tài liệu vì làm vậy sẽ không trung thực với Anh Chị. Thay vào đó, Sinh Vũ công bố khoảng đầu tư dạng Từ X theo phân khúc để Anh Chị có điểm tham chiếu, rồi chốt con số cụ thể sau buổi tư vấn khi đã rõ phạm vi thực tế. Cách này mất thêm một bước nhưng giúp Anh Chị tránh bị hớ vì so nhầm hoặc ngân sách bị vỡ giữa chừng do bỏ sót hạng mục.
Nếu Anh Chị đang cần ước lượng nhanh để trình nội bộ hoặc lập kế hoạch quý, hãy mô tả tài liệu cần làm cùng mục đích dùng để Sinh Vũ cho khoảng tham khảo phù hợp nhất.
Checklist quyết định
Chủ đề: Ngân sách hợp lý cho từng loại tài liệu thương hiệu. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
AIGA - Pricing Models for Design Firms and Agencies. Sinh Vũ - Dịch vụ P4 Tài liệu Doanh nghiệp (kinh nghiệm thực hành).
Câu hỏi thường gặp
Tại sao cùng là hồ sơ năng lực mà báo giá chỗ này chỗ kia lại khác nhau nhiều vậy?
Vì phạm vi kèm theo hoàn toàn khác nhau. Một bên có thể chỉ bao gồm layout đơn giản một ngôn ngữ, bên kia có thể bao gồm viết nội dung, song ngữ Việt Anh và bản mẫu gốc để đội tự cập nhật sau. Khi so báo giá, Anh Chị cần so phạm vi kèm theo, không chỉ so con số tuyệt đối.
Sinh Vũ có đưa ra mức giá tham khảo trước khi tư vấn không?
Sinh Vũ công bố khoảng đầu tư dạng Từ X theo ba mức phân khúc để Anh Chị ước lượng trước khi gặp. Con số cụ thể sẽ được chốt sau buổi tư vấn khi đã rõ số trang, số liệu, số ngôn ngữ và nhu cầu bản mẫu gốc. Hai khoản cộng thêm thường gặp nhất là song ngữ Việt Anh và bản mẫu gốc để đội tự dùng tiếp, Sinh Vũ không giấu hai khoản này.
Nếu ngân sách hạn chế, tôi nên ưu tiên làm tài liệu nào trước?
Ưu tiên tài liệu có mức đặt cược cao nhất, tức là tài liệu trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu hoặc cơ hội lớn đang chờ. Một hồ sơ năng lực để đi pitching thường quan trọng hơn bộ tài liệu nội bộ trong giai đoạn còn ít nguồn lực. Làm tốt một đầu ra còn hơn làm mỏng nhiều đầu ra cùng lúc.