Lên kế hoạch ngược cho dự án tài liệu doanh nghiệp

Khi bắt đầu một dự án tài liệu, câu hỏi đầu tiên Anh Chị cần trả lời không phải là "thiết kế mất bao lâu" mà là "ngày tôi phải cầm tài liệu này trong tay là ngày nào". Từ ngày đó, tính ngược lại, mọi thứ mới đúng chỗ.

Thực tế tiến độ theo quy mô

Không có con số cố định cho mọi dự án, nhưng có thể phác thảo định hướng như sau. Một tài liệu đơn lẻ, một ngôn ngữ, ít vòng sửa thường gọn trong vài tuần. Trọn bộ tài liệu doanh nghiệp hoặc báo cáo thường niên nặng số liệu có thể kéo dài nhiều tuần đến vài tháng.

Điều quyết định độ dài không phải là số trang hay số biểu đồ mà là hai thứ: tốc độ duyệt nội bộ của phía Anh Chị và số vòng phản hồi được chốt từ đầu. Hai yếu tố này Sinh Vũ không kiểm soát được, nhưng cả hai đều nằm trong kế hoạch.

Vì sao phải tính ngược

Lập kế hoạch xuôi, tức là ước tính từng bước rồi cộng lại để ra ngày xong, dễ bị lạc quan quá mức. Lập kế hoạch ngược buộc Anh Chị phải đối mặt với ngày cứng trước, sau đó phân bổ thời gian thực tế cho từng giai đoạn.

Cách Sinh Vũ làm: lấy ngày phải dùng tài liệu (buổi thuyết trình, hạn nộp thầu, ngày khai mạc sự kiện) làm điểm neo, trừ lùi lần lượt:

• Lề giao nhận và vận chuyển nếu có in ấn
• Lề in ấn (liên hệ trực tiếp với nhà in, không ước chừng)
• Vòng duyệt số liệu cuối và ký duyệt file
• Các vòng phản hồi thiết kế đã chốt
• Giai đoạn dựng hình
• Giai đoạn khóa câu chuyện và cấu trúc nội dung

Nếu sau khi trừ lùi xong mà ngày bắt đầu đã qua hoặc quá sát thực tại, đó là tín hiệu cần điều chỉnh: thu hẹp phạm vi, giảm vòng phản hồi, hoặc dời ngày dùng nếu được.

Những yếu tố kéo dài tiến độ

• Số liệu chưa khóa khi bắt đầu: tài liệu nặng số liệu cần một người trong công ty Anh Chị duyệt và xác nhận số trước khi in. Nếu số liệu còn thay đổi giữa chừng, mọi thứ phải làm lại từ điểm bị ảnh hưởng trở đi.
• Nhiều cấp duyệt nội bộ: mỗi cấp duyệt thêm là một lượt chờ. Càng nhiều người cần ký duyệt, tiến độ càng khó giữ đúng hạn.
• Song ngữ hoặc đa ngôn ngữ: dịch thuật và soát lỗi sau dịch cần thời gian riêng, không thể gộp vào tiến độ thiết kế.
• Yêu cầu in ấn: bản in có lề thời gian độc lập, không co giãn theo ý muốn của dự án.

Lỗi thường gặp khi tính tiến độ

• Tính tiến độ chỉ cho khâu thiết kế, bỏ qua thời gian duyệt nội bộ và chờ phản hồi.
• Đội khách duyệt chậm hơn dự kiến nhưng vẫn kỳ vọng giữ nguyên ngày giao.
• Không chừa lề in, tài liệu thiết kế xong nhưng không kịp có bản cứng cho sự kiện.
• Bắt đầu quá muộn rồi ép nén tiến độ, hệ quả là hy sinh vòng kiểm tra cuối, bản đi ra dễ sai số liệu hoặc lỗi dàn trang.

Nút thắt tiến độ thường nằm ở tốc độ duyệt số liệu và nội dung phía khách, không phải ở khâu dựng hình.

Sinh Vũ, kinh nghiệm thực hành P4 Tài liệu Doanh nghiệp

Cách Sinh Vũ vận hành tiến độ

Ngay khi báo giá, Sinh Vũ báo tiến độ cụ thể và lên kế hoạch ngược từ ngày Anh Chị phải dùng tài liệu. Số vòng phản hồi được chốt từ đầu, câu chuyện và cấu trúc được khóa trước khi bước vào dựng hình, số liệu cần có người phía Anh Chị xác nhận trước khi file đi in.

Nếu có in ấn hoặc song ngữ, Sinh Vũ chừa thêm lề tương ứng ngay trong kế hoạch ban đầu, không để đến cuối mới phát hiện thiếu thời gian. Đó là lý do Sinh Vũ hỏi ngày dùng trước khi hỏi bất cứ điều gì khác.